그렇다면 시간관리의 핵심은 무엇일까? 첫 번째가 중요한 일을 먼저 처리하는 것이다. 쉬운 일이나 자신이 좋아하는 일이 아니라, 일의 경중을 따져야 한다. 오늘 내가 할 일 중 가장 중요한 일부터 처리하면 마음이 가벼워져 다른 일을 처리하는 데도 도움이 된다. 최소한 나중에 시간이 모자라 중요한 일을 대충 처리하지는 않을 것이다.
두 번째는 ‘끝내기’ 위해 일을 해야 한다. 우리나라 직장인들은 회의 시간이 가장 낭비되는 시간이라고 생각한단다. 어떤 일을 수행함에 있어 다양한 의견을 수렴하여 효율적으로 일하고자 회의를 한다. 그런데 왜 회의 시간이 가장 비효율적으로 비춰질까? 회의가 좀처럼 어떤 결론에 도달하지 못하거나 끝을 알 수 없기 때문이다. 게다가 주제를 벗어난 이야기가 나올 경우 거기에 또 시간이 허비된다. 그러다 보면 늘 회의만 하고 결론은 나지 않을 때가 많다.
이럴 때는 회의의 목적과 예상되는 결과를 미리 정한 뒤 일정 시간 안에 끝내기 위해 노력해야 한다. 예를 들어 ‘이번 사업에 대해 회의해보자’가 아니라 ‘지금 하는 회의는 이번 사업의 전체적인 스케줄과 투입되는 인원수를 정하고 선발하는 것이 목적이며, 1시간 안에 구체적인 시간표와 투입인원 명단을 만들도록 합시다’라는 식으로 시작한다면 회의는 더욱 효율적으로 진행될 것이다. 또 관련 없는 이야기가 회의 때마다 중복되는 것도 막을 수 있다. 혼자 하는 일도 그렇다. 일의 목적을 세우고 정해놓은 시간 안에 해결하는 습관을 들여야 한다.
세 번째는 일에 집중하는 것이다. 같은 일을 하더라도 시간을 어떻게 배분하고 얼만큼 집중하느냐에 따라서 성과는 크게 달라진다. 3~4시간 걸리는 기획서를 하나 만든다고 치자. 아침부터 시작해서 점심시간 전에 끝낼 수도 있다. 하지만 출근해서 거래처에 전화한 뒤 일을 시작, 점심 먹고 돌아와서 다시 일하고 중간에 은행 다녀와서 나머지 일을 처리한다면 기획서 하나 만드는 데 5~6시간이 넘게 들어간다.
바쁜 직장인일수록 선택과 집중해야
후자처럼 일하면 결과(아웃풋)가 좋을 수 없다. 한 가지 일을 마치고 다른 일을 집중하는 데 들어가는 시간이 필요하고, 다른 일을 처리하면서 기억의 ‘간섭’이 일어나 그 일에 대해 생각해놓았던 것이 소실돼버려 일의 연속성을 가질 수 없게 된다. 때문에 일의 단절이 많을수록 들어가는 시간 대비 결과는 초라해질 수밖에 없다.
집중도를 높여서 일을 처리하는 마음 자세는 정신없이 바쁜 관리자에게 더 필요하다. 빌 게이츠는 1년에 두 번 생각주간(think week)을 만들어 완벽하게 혼자 집중해서 일을 처리한다. 빌 클린턴 전 미국 대통령도 집무시간의 35%를 혼자 집중적으로 일을 처리할 수 있도록 했다고 한다. 많은 일과 사람을 다루어야 하는 사람들일수록 혼자 집중하는 시간이 더욱 필요하고, 그런 노력의 효과도 높다. 시간이 없다고 무작정 일을 시작할 것이 아니라, 일의 종류와 경중, 소요 시간 등을 미리 계획한다면 더 많은 시간을 아낄 수 있게 될 것이다.
