• 비즈니스 사회에서 다이어리(플래너)는 필수적이다. 성공한 비즈니스맨치고 다이어리를 이용하지 않는 사람은 없다. 다이어리는 일정관리뿐 아니라 정보관리, 인맥관리까지 두루 할 수 있는 멀티 기능이 있기 때문이다. 따라서 다이어리를 잘 활용하면 시간을 좀더 효율적으로 관리할 수 있을 뿐만 아니라 인생이 송두리째 바뀔 수도 있다.

하나 : 자신의 생활 스타일에 맞는 다이어리를 선택하라

처음 다이어리를 구입하는 사람이라면 마음에 드는 디자인을 기준으로 고르는 것이 좋다. 그것이 다이어리 이용 습관을 오래 지킬 수 있게 해준다. 다이어리를 거의 사용하지 않았던 사람이라면 양쪽 페이지에 한 달 일정을 적어 넣을 수 있는 월간(monthly) 타입의 다이어리를 쓰는 것이 좋다. 그리고 약속이 많은 사람이라면 주간(weekly) 타입의 다이어리가 요긴하다. 주간 스케줄 기입란이 왼쪽 페이지에 있고, 오른쪽 페이지에는 메모난이 있다. 메모난에는 주간 스케줄을 원활하게 운영하기 위해 필요한 정보를 적어두면 편리하다. 이를테면 약속 장소의 전화번호나 약도 등과 같은 것을 적어둔다. 오른쪽 페이지의 정보들은 그 자체로 좋은 기록이 된다. 일반적으로는 월간 타입과 주간 타입 특성을 함께 지닌 monthly · weekly 타입의 다이어리를 사용한다. 월간 캘린더에 한 달 일정을 대략 적고, 주간 스케줄난에 자세한 내용을 적으면 된다. 다이어리를 다양하게 사용해보면 어떤 다이어리가 자신의 생활 스타일에 맞는지 알 수 있다. 자신에게 맞는 다이어리를 찾은 뒤에는 해마다 속지만 갈아끼우며 계속해서 같은 다이어리를 사용하는 것이 좋다.

둘 : 다이어리 첫 페이지에 일년지계(一年之計)를 담아라

연말이나 연초에 새 다이어리를 사면 맨 첫 페이지에 ‘올해 이것만은 꼭 하겠다’는 것들을 적는다. 예를 들어 책을 몇 권 이상 읽겠다거나 어디 어디를 여행하겠다거나 자격시험을 보겠다는 등등. 몇 년 전 하버드대학에서 “당신의 인생은 성공했는가”라는 설문조사를 한 적이 있다. 이 질문에 겨우 3%만이 “매우 만족한다”고 대답했고, 나머지는 “그럭저럭 만족한다”(30%)거나 “물질적이든 정신적이든 어느 한쪽은 다른 사람의 도움 없으면 안 된다”(67%)라고 대답했다. 그런데 여기서 주목할 것이 있다. 매우 만족한다고 대답한 사람들에게 공통점이 나타나는데, 그것은 바로 ‘구체적인 목표를 메모한다’는 것이다. 막연한 소망만 가지고 있다면 소망은 소망에 머문 채 무엇 하나 실현되지 않지만, 소망을 구체적으로 적어두면 그것을 이루는 데 큰 도움이 된다. 따라서 목표를 이루고 싶다면 그것을 눈에 띄는 곳에 적어두고 날마다 확인하는 것이 중요하다. 한번 실천해보라.

셋 : 포스트잇을 활용하라



다이어리와 포스트잇을 함께 사용하면 그야말로 큰 효과를 발휘한다. 스케줄난에는 시간과 장소가 정해진 일정들을 기록하고, 메모난에는 ‘누구에게 전화하기’ ‘무엇을 구입하기’ ‘머리하기’ 등과 같이 시간과 장소가 한정돼 있지 않아 자칫 잊기 쉬운 일들을 포스트잇 1장에 1건씩 적어서 붙여둔다. 이때 일의 중요도에 따라 순서를 정해 붙이면 더욱 효과적이다. 이런 ‘자잘하게’ 해야 할 일들은 언제 생각날지 모르기 때문에 항상 포스트잇 한 묶음을 주머니에 넣어가지고 다니면 좋다. 해야 할 일이 생각나면 바로 주머니에서 포스트잇을 꺼내 메모한 뒤 잠시 포스트잇 뒤쪽에 붙여 보관한다. 그리고 나중에 다이어리에 옮겨 붙인다. 한 가지 일이 끝날 때마다 하나씩 떼어낸다. 그 주의 메모난에서 포스트잇이 모두 떨어졌을 때 주간 업무는 완전히 끝나는 것이다. 만약 그 주에 끝내지 못한 일이 있다면 그 포스트잇을 다음 주 메모난으로 옮겨 붙이면 된다. 때로는 3주 뒤에 해야 할 일이 갑자기 생각날 때도 있다. 그러면 포스트잇에 적어 3주 뒤 메모난에 붙여두기만 하면 된다. 따로 포스트잇에 해야 할 일을 적어두면 비주얼하게 그 일들을 파악할 수 있다는 장점이 있다.

넷 : 숨어 있는 시간을 ‘살려라’

다이어리는 주요 업무나 약속을 잊지 않게 해주는 구실을 한다. 그런데 그보다 더 중요하고 의미 있는 일은 숨어 있는 시간을 ‘살리는’ 것이다. 다이어리를 잘 활용하면 자투리 시간도 그냥 흘려보내지 않을 수 있게 된다. 가령 거래처 사람과 만나기로 했는데 약속 시간보다 10분 정도 일찍 도착했다. 그렇다면 다이어리의 그 주 메모난을 펼치고 남아 있는 포스트잇을 살펴본다. 그런 뒤 10분 동안 전화로 할 수 있는 일이 적힌 포스트잇을 찾아내 그 일을 처리하는 것이다.

시간을 ‘살리고, 만들기’ 위해서는 무엇보다 ‘~하는 김에 ~까지 한다’는 멀티태스킹이 필요하다. 즉, 자신이 해야 할 일 중에는 장소나 사람으로 연계되는 것들이 있을 터. 그런 것들을 확인한 뒤, 어디에 간 김에 또는 누구를 만난 김에 할 수 있는 두서너 가지 일을 한꺼번에 처리하는 것이다. 그러면 누구나 똑같이 가지고 있는 시간을 몇 배로 늘려 효과적으로 사용할 수 있다.

다섯 : ‘언제 어디서나 즉시’ 이용 할 수 있는 정보 뱅크로 만들어라

시간관리와 일정관리에 덧붙여 정보관리까지 한다면 다이어리의 부가가치는 더욱 높아진다. 여기서 정보라고 하는 것은 인터넷을 이용하면 쉽게 얻을 수 있는 것이 아니다. 무엇인가를 보고 자신이 깨달은 것, 다른 사람들의 훌륭한 발언, 업무에 도움이 될 만한 신문기사, 퍼뜩 떠오른 아이디어 등 자기 자신이 직접 보고 들은 것을 모은 생생한 정보를 말한다. 그런데 그 정보를 집에 두거나 컴퓨터에 저장해놓아서 필요할 때 바로 쓸 수 없었던 경험이 있을 것이다. 정보란 모아야 하며, 또한 모았어도 정리해야 하며, 무엇보다 필요할 때 바로 꺼내 쓸 수 있어야 한다. 늘 가지고 다니는 다이어리에 필요한 모든 정보를 집약해놓으면 ‘언제 어디서나’ 그 정보를 사용할 수 있다. 이때에도 포스트잇을 활용하면 좋다. 그러면 낡은 정보는 새로운 정보로 계속 교체할 수 있고, 쓸 일이 없어진 정보는 다른 노트 등에 붙여 보관할 수도 있다. 게다가 지난해 다이어리에 붙여놓았던 것이라도 아직 쓸모가 있으면 새 다이어리에 옮겨 붙일 수도 있다. 따라서 12월 말엔 그해 다이어리에 붙어 있는 쓸 만한 여러 정보를 새 다이어리에 옮겨 새 데이터뱅크를 만들어야 한다.

여섯 : 다이어리를 통해 인맥을 만들고 유지하라

다이어리는 인맥을 만들고 다지는 밑바탕이 되기도 한다. 새 다이어리를 구입하면 가장 먼저 생일이나 기념일 등을 적어 넣는 것은 기본이다. 알고 지내는 사람들의 생일, 기념일 등을 잊지 않고 챙겨주는 일이야말로 인간관계에서 꼭 필요한 것이기 때문이다. 지금 바로 부하직원과 상사의 생일을 다이어리에 적어 넣어보자. 그리고 누군가를 처음 만나면 그날의 메모난에 ‘~씨, ~에서’라고 그 사람의 이름과 만난 장소를 적는다. 다시 그 사람과 만날 것을 대비해 그 사람이 한 말을 적어두면 더욱 좋다. 그러면 그 사람을 기억하기 쉽기 때문이다. 명함에 적어둘 수도 있지만, 인맥을 일원화해 관리하기 위해서는 다이어리를 활용하는 편이 낫다. 새로운 사람들을 만나 인맥을 확장하는 것 못지않게 기존에 알고 지내는 인맥을 유지하는 일이 중요하다. ‘언제 한번 만나자’고 해놓고 시간을 내지 못해 만나지 못하는 경우가 많을 것이다. 그렇다면 한동안 만남이 뜸했던 인맥을 포스트잇 한 장에 한 명씩 이름과 전화번호를 적어 금주 메모난에 붙여두자. 자투리 시간을 활용해 전화를 걸면 되고, 시간이 나지 않더라도 다음 주 메모난에 옮겨놓기만 하면 된다. 머릿속에만 있는 것이 아니라 메모가 되어 있기 때문에 언젠가는 실행에 옮길 수 있다.

일곱: 컬러펜을 사용하라

다이어리에 뭔가를 기록할 때 컬러펜을 사용하면 더욱 효과적이다. 예를 들어 왼쪽 스케줄난에는 검은색 볼펜으로 일정을 기록하고, 오른쪽 메모난에는 일정을 소화하면서 잘된 것은 빨간색 볼펜으로, 잘못된 것은 파란색 볼펜으로 메모한다. 이렇게 색 구분을 해서 메모하다 보면, 시간이 지난 뒤 이전 것을 보았을 때 참고가 된다. 특히 파란색으로 적힌 사항을 중심으로 읽고, 그와 같은 잘못를 되풀이하지 않기 위해 노력한다. 단순하게 일정만 적어 넣는 것이 아니라, 반성과 개선을 유도할 수 있는 다이어리를 만들어야 진짜 ‘다이어리의 달인’이라고 할 수 있다.