국내 대기업에서 디자인 업무를 하는 김기쁨 대리는 출근하면 바로 ‘협업툴’을 열어 전날 올린 시안의 피드백을 뉴스피드에서 확인한다. 간단히 수정한 시안을 바로 올리고 댓글로 팀원에게 개별적인 추가 수정사항을 전달한다. 그리고 전날 메모해둔 ‘To do list’를 보며 해야 할 일을 점검한다.
얼마 전까지만 해도 전화, 문자메시지, e메일, 메신저로 제각각 확인해야 했던 일이 이제 협업툴 하나로 해결 가능해졌다. 프로젝트나 업무 성격별로 공간을 따로 두고 관리하니 여러 업무가 섞이는 불편함도 없다. 뉴스피드로 많은 이슈를 한눈에 볼 수 있어 업무시간도 효율적으로 관리할 수 있다.
디자이너, 개발자, 마케터, 금융업 종사자 등 현대의 많은 지식근로자는 협업툴을 필요로 한다. 매킨지 글로벌 인스티튜트와 한국생산성본부의 자료를 종합하면 지식근로자는 하루 8시간 중 ‘e메일 확인 및 답장’에 2.2시간, ‘지난 e메일 및 정보 검색’에 1.4시간, ‘회의 및 보고, 추가적인 커뮤니케이션’에 2.1시간을 사용한다. 정작 주 업무에는 2.3시간밖에 할애하지 못한다(그래프 참조).
메인 커뮤니케이션 채널이 ‘e메일’에서 ‘메신저’로 넘어오면서 실시간으로 답변하는 문화가 일반화된 것도 때로는 업무에 방해가 된다. 팀의 소통 속도를 빠르게 해주지만, 개인이 고유 업무에 집중할 수 있는 연속성을 저해하기가 쉽기 때문이다. 업무를 하다가 메신저에 답하고, 자료를 찾다가 또 메신저에 답하면서 산만해질 수 있는 것이다.
미국 캘리포니아대의 글로리아 마크와 빅터 곤잘러스 연구팀은 한 투자회사의 정보기술담당 사무직 근로자 36명을 대상으로 그들이 직장에서 어떻게 시간을 보내는지 분 단위로 기록하고 연구했다. 그 결과 연구 대상자들은 평균 11분에 한 번씩 e메일, 메신저 알림, 전화통화를 하느라 주의력이 결핍되는 것으로 나타났다. 원래 하던 일에 다시 집중하기까지는 놀랍게도 평균 25분이나 걸렸다. 다시 말해 집중할 수 없는 환경에서 일하고 있는 것. 집중하기 어려운 주된 원인은 잦은 메신저 사용이었다.
메신저는 실시간으로 답변이 오지 않으면 답답해하는 현대 직장인의 니즈를 반영한다. e메일을 주요 소통 채널로 사용할 때는 일정 시간 여유를 두거나 집중하던 업무가 끝나는 시점에 답변해도 큰 문제가 없었다. 하지만 메신저로 소통하면서 상대방이 원하는 타이밍에, 자신의 업무 집중도를 희생하면서까지 답변하는 상황이 지속적으로 발생하게 된 것이다.
메신저의 폐해에 깊이 공감하는 유럽과 미국 지식근로자는 히스토리형 협업툴을 함께 사용하는 추세다. 슬랙(Slack)으로 대변되는 메신저와 달리, 히스토리형 협업툴은 왜 이런 결과물이 나왔는지 알 수 있도록 할 일과 결과물을 관리해주는 구실을 한다. 대표적으로 아사나(Asana), 트렐로(Trello) 등이 있다.
국내 스타트업이 개발한 협업툴 ‘콜라비’도 유럽에서 두각을 나타내고 있다. 콜라비는 협업하는 사람끼리 독립된 공간에서 자료, 의사결정, 할 일을 관리하고 댓글과 ‘좋아요’를 통해 공감을 이끌어내는 소셜 협업툴이다. 독립된 프로젝트 공간을 제공하고 프로젝트별 공간에 글을 쓰면 그 안의 멤버끼리만 공유가 가능하다. 또한 할 일, 의사결정, 일정, 파일, 이미지 등을 모아 볼 수 있으며 쉽게 검색도 가능하다. 콜라비는 구글에서 후원하는 세계 최대 스타트업 커뮤니티인 ‘스타트업 그라인드(Startup Grind)’로부터 초청받아 유럽의 유수한 스타트업을 제치고 아시아 최초로 ‘스타트업 그라인드 유럽’ 최종 단계인 톱 10에 선정된 바 있다
콜라비를 사용하는 고준성 ‘텐핑’ 대표는 “슬랙으로는 우리의 업무 프로세스를 감당하기 어려웠다. 하나의 채팅방에 여러 이슈가 섞여 있어 흐름을 놓치는 경우가 종종 생겼고, 메신저에서는 할 일이나 파일 관리가 쉽지 않았다. 콜라비는 할 일과 파일 관리가 쉽다. 탭 메뉴를 이용한 자료 검색도 잘 돼 있어 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 있다”고 말했다.
이은영 ‘컷앤컬’ 대표는 “콜라비를 쓰기 전까지 메신저와 e메일을 주된 업무 커뮤니케이션 채널로 사용했다. 메신저로는 의사결정과 관련된 자료, 코멘트, 히스토리 등이 산발적으로 흩어질 수밖에 없어 전체 업무 흐름이나 프로젝트의 히스토리를 파악하는 것이 어려웠다. 콜라비는 각각의 프로젝트는 물론 관련 자료와 이슈, 멤버 간 의견 조율까지 한번에 통합 가능해 업무관리 효율을 높일 수 있었다”고 만족도를 나타냈다.
조용상 ㈜콜라비 공동대표는 “콜라비는 이슈별로 일의 흐름을 한번에 파악할 수 있는 협업툴이다. 여러 이슈가 섞여 히스토리를 알 수 없는 메신저와 달리, 왜 이런 결과물이 나왔는지 한눈에 알 수 있다. 통상 기업은 50%가량의 생산성 향상 효과를 기대하며 사내 시스템을 도입하는데, 협업툴은 주 업무에 집중할 시간을 2배 이상 늘려주니 200% 이상의 생산성 향상 효과를 가져온다”고 강조했다.
콜라비는… 콜라비(www.collab.ee)는 이슈를 담은 하나의 화면에서 이슈를 해결하는 모든 진행 과정과 결과물을 한눈에 파악할 수 있도록 보여줘 업무 효율을 높이고 커뮤니케이션으로 발생하는 비용을 최소화한다. 콜라비에 공유된 모든 결과물(대화, 파일, 할 일, 의사결정, 링크)은 서로 연결돼 필요한 정보를 빠르고 쉽게 찾을 수 있다. 또한 자신의 업무와 관련된 이슈 알림만 골라 받을 수 있어 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있다.
얼마 전까지만 해도 전화, 문자메시지, e메일, 메신저로 제각각 확인해야 했던 일이 이제 협업툴 하나로 해결 가능해졌다. 프로젝트나 업무 성격별로 공간을 따로 두고 관리하니 여러 업무가 섞이는 불편함도 없다. 뉴스피드로 많은 이슈를 한눈에 볼 수 있어 업무시간도 효율적으로 관리할 수 있다.
메신저 사용으로 주의력 결핍
메인 커뮤니케이션 채널이 ‘e메일’에서 ‘메신저’로 넘어오면서 실시간으로 답변하는 문화가 일반화된 것도 때로는 업무에 방해가 된다. 팀의 소통 속도를 빠르게 해주지만, 개인이 고유 업무에 집중할 수 있는 연속성을 저해하기가 쉽기 때문이다. 업무를 하다가 메신저에 답하고, 자료를 찾다가 또 메신저에 답하면서 산만해질 수 있는 것이다.
미국 캘리포니아대의 글로리아 마크와 빅터 곤잘러스 연구팀은 한 투자회사의 정보기술담당 사무직 근로자 36명을 대상으로 그들이 직장에서 어떻게 시간을 보내는지 분 단위로 기록하고 연구했다. 그 결과 연구 대상자들은 평균 11분에 한 번씩 e메일, 메신저 알림, 전화통화를 하느라 주의력이 결핍되는 것으로 나타났다. 원래 하던 일에 다시 집중하기까지는 놀랍게도 평균 25분이나 걸렸다. 다시 말해 집중할 수 없는 환경에서 일하고 있는 것. 집중하기 어려운 주된 원인은 잦은 메신저 사용이었다.
히스토리형 협업툴
메신저의 폐해에 깊이 공감하는 유럽과 미국 지식근로자는 히스토리형 협업툴을 함께 사용하는 추세다. 슬랙(Slack)으로 대변되는 메신저와 달리, 히스토리형 협업툴은 왜 이런 결과물이 나왔는지 알 수 있도록 할 일과 결과물을 관리해주는 구실을 한다. 대표적으로 아사나(Asana), 트렐로(Trello) 등이 있다.
국내 스타트업이 개발한 협업툴 ‘콜라비’도 유럽에서 두각을 나타내고 있다. 콜라비는 협업하는 사람끼리 독립된 공간에서 자료, 의사결정, 할 일을 관리하고 댓글과 ‘좋아요’를 통해 공감을 이끌어내는 소셜 협업툴이다. 독립된 프로젝트 공간을 제공하고 프로젝트별 공간에 글을 쓰면 그 안의 멤버끼리만 공유가 가능하다. 또한 할 일, 의사결정, 일정, 파일, 이미지 등을 모아 볼 수 있으며 쉽게 검색도 가능하다. 콜라비는 구글에서 후원하는 세계 최대 스타트업 커뮤니티인 ‘스타트업 그라인드(Startup Grind)’로부터 초청받아 유럽의 유수한 스타트업을 제치고 아시아 최초로 ‘스타트업 그라인드 유럽’ 최종 단계인 톱 10에 선정된 바 있다
콜라비를 사용하는 고준성 ‘텐핑’ 대표는 “슬랙으로는 우리의 업무 프로세스를 감당하기 어려웠다. 하나의 채팅방에 여러 이슈가 섞여 있어 흐름을 놓치는 경우가 종종 생겼고, 메신저에서는 할 일이나 파일 관리가 쉽지 않았다. 콜라비는 할 일과 파일 관리가 쉽다. 탭 메뉴를 이용한 자료 검색도 잘 돼 있어 원하는 파일을 쉽게 찾을 수 있다”고 말했다.
이은영 ‘컷앤컬’ 대표는 “콜라비를 쓰기 전까지 메신저와 e메일을 주된 업무 커뮤니케이션 채널로 사용했다. 메신저로는 의사결정과 관련된 자료, 코멘트, 히스토리 등이 산발적으로 흩어질 수밖에 없어 전체 업무 흐름이나 프로젝트의 히스토리를 파악하는 것이 어려웠다. 콜라비는 각각의 프로젝트는 물론 관련 자료와 이슈, 멤버 간 의견 조율까지 한번에 통합 가능해 업무관리 효율을 높일 수 있었다”고 만족도를 나타냈다.
조용상 ㈜콜라비 공동대표는 “콜라비는 이슈별로 일의 흐름을 한번에 파악할 수 있는 협업툴이다. 여러 이슈가 섞여 히스토리를 알 수 없는 메신저와 달리, 왜 이런 결과물이 나왔는지 한눈에 알 수 있다. 통상 기업은 50%가량의 생산성 향상 효과를 기대하며 사내 시스템을 도입하는데, 협업툴은 주 업무에 집중할 시간을 2배 이상 늘려주니 200% 이상의 생산성 향상 효과를 가져온다”고 강조했다.
콜라비는… 콜라비(www.collab.ee)는 이슈를 담은 하나의 화면에서 이슈를 해결하는 모든 진행 과정과 결과물을 한눈에 파악할 수 있도록 보여줘 업무 효율을 높이고 커뮤니케이션으로 발생하는 비용을 최소화한다. 콜라비에 공유된 모든 결과물(대화, 파일, 할 일, 의사결정, 링크)은 서로 연결돼 필요한 정보를 빠르고 쉽게 찾을 수 있다. 또한 자신의 업무와 관련된 이슈 알림만 골라 받을 수 있어 업무에 집중할 시간을 확보할 수 있다.
