경기가 좋지 않을 때 고객이나 고객사에게 가장 전달하기 곤란한 일은 요금 인상을 알리는 것이다. 부득이하게 요금 인상을 알리는 e메일을 쓸 때는 그 이유를 되도록 명확하게 밝히도록 한다.
[Case]이병우 씨는 상사인 송미란 이사를 대신해 고객사에게 기술컨설팅 요금이 인상됐음을 알리는 e메일을 쓰고 있다. 근로소득세, 보험료, 간접비 증가 등으로 요금 인상이 불가피함을 이해시키고자 한다.
Subject : Notice of Service Rate Increase
Dear Mr. Williams,
This email will confirm Ms. Miran Song’s telephone conversation with you today concerning an increase in our technical services consulting rate to $180 per hour(previously $160/hour), effective September 1st, 2009.
It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business. We are faced with an increase in payroll taxes and insurance, along with an increase in our overhead costs. In addition to the above, we also seek a modest profit.
Attached are copies of our service agreement. We request that you sign one copy and return it to us indicating your approval of this new rate. If there are any special needs that arise because of this change, please contact me at your convenience.
Sincerely, B.W. Lee
제목 : 서비스 요금 인상 통지
윌리엄스 씨께
이 e메일은 우리 회사의 기술서비스 컨설팅 비용이 2009년 9월1일부터 시간당 180달러(기존 시간당 160달러)로 인상됐다는 것과 관련한 오늘 우리 측 송미란 이사와의 전화통화를 확인해드리기 위한 것입니다.
사업 운영비의 인상으로 이러한 인상 요구가 필요하게 됐습니다. 우리 회사는 근로소득세와 보험료, 그리고 간접비 증가를 직면하고 있습니다. 위의 사항에 더불어 소정의 이윤을 내고자 합니다.
첨부한 것은 우리의 서비스 계약서 사본입니다. 귀사가 신규 요금을 승인하는 의미로 사본에 서명해 회신주시기를 부탁드립니다. 이러한 변경으로 인한 특별한 요구가 있다면 편하실 때 연락주시기 바랍니다.
이병우 드림
▶주요 단어
회사 입장이나 정책을 전달하는 공지사항을 e메일로 통보할 때는 가장 정중하고 비즈니스적인 표현을 쓰는 것이 좋다. 개인의 처지나 감정은 반드시 최소화한다. 그래야 그 내용이 e메일 보내는 개인의 입장이란 오해를 막을 수 있다.
● 전화통화나 구두로 논의한 사항은 늘 e메일로 다시 확인하고 승인받는 습관을 기른다. 기록되지 않은 커뮤니케이션은 실효성이 낮다.
This email will confirm Ms. Miran Song’s telephone conversation with you today.
이 e메일은 오늘 우리 측 송미란 이사와의 전화통화 내용을 확인해드리기 위한 것입니다.
This email is to confirm our telephone conversation regarding our next meeting date and place.
이 e메일은 다음번 회의 날짜와 장소에 관한 우리의 전화통화 내용을 확인하기 위한 것입니다.
This email is to confirm our telephone conversation regarding the new contract terms.
이 e메일은 새로운 계약조건에 관한 저희의 전화통화 내용을 확인하기 위한 것입니다.
This email will clarify your questions during the meeting.
이 e메일은 회의 중에 있었던 귀하의 질문에 대해 명확하게 설명해드리기 위한 것입니다.
● 변경, 요구사항에 대한 구체적 이유를 밝혀 협조를 구한다. 선택의 여지가 없는 상황이라면 ‘It is necessary that~’이 유용한 표현.
It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
사업 운영비의 인상으로 이러한 인상 요구가 필요하게 됐습니다.
It is necessary that we meet the deadline for this project due to a rise in the labor cost.
인건비 인상으로 이 프로젝트의 마감일을 맞추는 것이 꼭 필요하게 됐습니다.
It is necessary that we make these changes before our contract expires.
우리 계약이 만료되기 전에 이러한 사항들을 변경해야 합니다.
It is necessary that we discuss this matter in person and reach a mutual understanding.
이 문제를 토론해 상호 이해에 도달하는 것이 필요합니다.
● 변경, 요구사항과 관련한 추가 서류를 준비해 첨부한다.
Attached are copies of our service agreement.
첨부한 것은 우리의 서비스 계약서 사본입니다.
Attached are some documents for our contract.
첨부한 것은 우리 계약에 관련한 서류입니다.
Attached is the map of our company.
첨부한 것은 우리 회사 약도입니다.
Attached are copies of my passport and criminal record.
첨부한 것은 제 여권과 범죄기록 사본입니다.
Attached are copies of my certificate and transcript.
첨부한 것은 제 졸업증명서와 성적표 사본입니다.
● 변경, 요구사항에 대해 상대방이 할 수 있는 대처 및 연락 방법을 설명한다. 재협상 여지가 있음을 암시하기보다는, 승인해줘서 감사하며 추가로 질문을 받겠다는 정도가 적당하다.
If there are any special needs that arise because of this change, please contact me at your convenience.
이러한 변경으로 인한 특별한 요구가 있다면 편하실 때 연락주시기 바랍니다.
If there are any parts that need further clarification, just give me a ring.
확인이 더 필요한 부분이 있으면 전화주세요.
If there are any questions or concerns, please don’t hesitate to let me know.
질문이나 염려되는 바가 있다면 주저 말고 연락주세요.
If there are any more requirements you’d like to add, please contact me by next Tuesday.
추가하고 싶은 조건이 있다면 다음 주 화요일까지 연락주십시오.
그리고 e메일 제목에 괄호를 넣어서 e메일이 얼마나 중요한지 표시하는 것도 비즈니스 e메일을 작성하는 팁이다. 예를 들면 긴급한 e메일일 경우 [URGENT]를 맨 앞에 붙인다.
[URGENT] 긴급한 내용의 e메일
[IMPORTANT] 중요한 내용의 e메일
[REPLY REQUEST] 답장을 요구하는 e메일
[NEWS] 업계 소식을 전하는 e메일
[ANNOUNCEMENT] 사내 공지사항을 알리는 e메일
또한 요구사항을 전달할 때는 약간의 단어 표현, 조동사의 변화 정도로 뉘앙스와 톤을 조절할 수 있다. 먼저 ‘It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business’라는 문장은 ‘강경한 제안’임을 암시한다. necessary를 사용함으로써 단순한 부탁이라기보다는 필수적인 요구사항이라는 뉘앙스가 강하다. necessary 대신 imperative, important 등을 사용해도 강경한 요구의 뉘앙스를 전달할 수 있다. 아래 문장들의 뉘앙스 또한 기억해두도록 하자.
We had no choice/alternative but to request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
이 문장은 상대의 입장을 고려, 염두하고 있다는 뉘앙스가 있다. 요금 인상으로 상대가 힘들 수 있다는 점을 충분히 고려한 뒤 내린 결정이라는 톤을 전달하기에 적당하다.
We would like to request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
이 문장은 부드럽게 제안하는 태도로 읽힌다. 상황의 심각성이나 절실함을 전달하기에는 역부족이다.
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net
[Case]이병우 씨는 상사인 송미란 이사를 대신해 고객사에게 기술컨설팅 요금이 인상됐음을 알리는 e메일을 쓰고 있다. 근로소득세, 보험료, 간접비 증가 등으로 요금 인상이 불가피함을 이해시키고자 한다.
Subject : Notice of Service Rate Increase
Dear Mr. Williams,
This email will confirm Ms. Miran Song’s telephone conversation with you today concerning an increase in our technical services consulting rate to $180 per hour(previously $160/hour), effective September 1st, 2009.
It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business. We are faced with an increase in payroll taxes and insurance, along with an increase in our overhead costs. In addition to the above, we also seek a modest profit.
Attached are copies of our service agreement. We request that you sign one copy and return it to us indicating your approval of this new rate. If there are any special needs that arise because of this change, please contact me at your convenience.
Sincerely, B.W. Lee
제목 : 서비스 요금 인상 통지
윌리엄스 씨께
이 e메일은 우리 회사의 기술서비스 컨설팅 비용이 2009년 9월1일부터 시간당 180달러(기존 시간당 160달러)로 인상됐다는 것과 관련한 오늘 우리 측 송미란 이사와의 전화통화를 확인해드리기 위한 것입니다.
사업 운영비의 인상으로 이러한 인상 요구가 필요하게 됐습니다. 우리 회사는 근로소득세와 보험료, 그리고 간접비 증가를 직면하고 있습니다. 위의 사항에 더불어 소정의 이윤을 내고자 합니다.
첨부한 것은 우리의 서비스 계약서 사본입니다. 귀사가 신규 요금을 승인하는 의미로 사본에 서명해 회신주시기를 부탁드립니다. 이러한 변경으로 인한 특별한 요구가 있다면 편하실 때 연락주시기 바랍니다.
이병우 드림
▶주요 단어
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회사 입장이나 정책을 전달하는 공지사항을 e메일로 통보할 때는 가장 정중하고 비즈니스적인 표현을 쓰는 것이 좋다. 개인의 처지나 감정은 반드시 최소화한다. 그래야 그 내용이 e메일 보내는 개인의 입장이란 오해를 막을 수 있다.
● 전화통화나 구두로 논의한 사항은 늘 e메일로 다시 확인하고 승인받는 습관을 기른다. 기록되지 않은 커뮤니케이션은 실효성이 낮다.
This email will confirm Ms. Miran Song’s telephone conversation with you today.
이 e메일은 오늘 우리 측 송미란 이사와의 전화통화 내용을 확인해드리기 위한 것입니다.
This email is to confirm our telephone conversation regarding our next meeting date and place.
이 e메일은 다음번 회의 날짜와 장소에 관한 우리의 전화통화 내용을 확인하기 위한 것입니다.
This email is to confirm our telephone conversation regarding the new contract terms.
이 e메일은 새로운 계약조건에 관한 저희의 전화통화 내용을 확인하기 위한 것입니다.
This email will clarify your questions during the meeting.
이 e메일은 회의 중에 있었던 귀하의 질문에 대해 명확하게 설명해드리기 위한 것입니다.
● 변경, 요구사항에 대한 구체적 이유를 밝혀 협조를 구한다. 선택의 여지가 없는 상황이라면 ‘It is necessary that~’이 유용한 표현.
It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
사업 운영비의 인상으로 이러한 인상 요구가 필요하게 됐습니다.
It is necessary that we meet the deadline for this project due to a rise in the labor cost.
인건비 인상으로 이 프로젝트의 마감일을 맞추는 것이 꼭 필요하게 됐습니다.
It is necessary that we make these changes before our contract expires.
우리 계약이 만료되기 전에 이러한 사항들을 변경해야 합니다.
It is necessary that we discuss this matter in person and reach a mutual understanding.
이 문제를 토론해 상호 이해에 도달하는 것이 필요합니다.
● 변경, 요구사항과 관련한 추가 서류를 준비해 첨부한다.
Attached are copies of our service agreement.
첨부한 것은 우리의 서비스 계약서 사본입니다.
Attached are some documents for our contract.
첨부한 것은 우리 계약에 관련한 서류입니다.
Attached is the map of our company.
첨부한 것은 우리 회사 약도입니다.
Attached are copies of my passport and criminal record.
첨부한 것은 제 여권과 범죄기록 사본입니다.
Attached are copies of my certificate and transcript.
첨부한 것은 제 졸업증명서와 성적표 사본입니다.
● 변경, 요구사항에 대해 상대방이 할 수 있는 대처 및 연락 방법을 설명한다. 재협상 여지가 있음을 암시하기보다는, 승인해줘서 감사하며 추가로 질문을 받겠다는 정도가 적당하다.
If there are any special needs that arise because of this change, please contact me at your convenience.
이러한 변경으로 인한 특별한 요구가 있다면 편하실 때 연락주시기 바랍니다.
If there are any parts that need further clarification, just give me a ring.
확인이 더 필요한 부분이 있으면 전화주세요.
If there are any questions or concerns, please don’t hesitate to let me know.
질문이나 염려되는 바가 있다면 주저 말고 연락주세요.
If there are any more requirements you’d like to add, please contact me by next Tuesday.
추가하고 싶은 조건이 있다면 다음 주 화요일까지 연락주십시오.
그리고 e메일 제목에 괄호를 넣어서 e메일이 얼마나 중요한지 표시하는 것도 비즈니스 e메일을 작성하는 팁이다. 예를 들면 긴급한 e메일일 경우 [URGENT]를 맨 앞에 붙인다.
[URGENT] 긴급한 내용의 e메일
[IMPORTANT] 중요한 내용의 e메일
[REPLY REQUEST] 답장을 요구하는 e메일
[NEWS] 업계 소식을 전하는 e메일
[ANNOUNCEMENT] 사내 공지사항을 알리는 e메일
또한 요구사항을 전달할 때는 약간의 단어 표현, 조동사의 변화 정도로 뉘앙스와 톤을 조절할 수 있다. 먼저 ‘It is necessary that we request this increase due to a rise in the cost of conducting business’라는 문장은 ‘강경한 제안’임을 암시한다. necessary를 사용함으로써 단순한 부탁이라기보다는 필수적인 요구사항이라는 뉘앙스가 강하다. necessary 대신 imperative, important 등을 사용해도 강경한 요구의 뉘앙스를 전달할 수 있다. 아래 문장들의 뉘앙스 또한 기억해두도록 하자.
We had no choice/alternative but to request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
이 문장은 상대의 입장을 고려, 염두하고 있다는 뉘앙스가 있다. 요금 인상으로 상대가 힘들 수 있다는 점을 충분히 고려한 뒤 내린 결정이라는 톤을 전달하기에 적당하다.
We would like to request this increase due to a rise in the cost of conducting business.
이 문장은 부드럽게 제안하는 태도로 읽힌다. 상황의 심각성이나 절실함을 전달하기에는 역부족이다.
