기업이 주최하는 행사에 기업 최고경영자(CEO)나 외국 석학을 게스트로 초청하는 경우가 자주 있다. 파티, 연례모임 등에 외국 바이어를 초대하는 일도 많다. 그러므로 정식으로 초대를 요청하는 e메일 쓰기를 연습해놓으면 두고두고 유용하다. 이러한 e메일 쓰기에서 명심해야 할 점은 다음과 같다.
- 만나본 적 없는 사람이라면 다짜고짜 전화하기보다는 e메일을 먼저 보낸다.
- 시간 여유를 충분히 두고 미리 연락한다.
- 어떤 이유에서 상대를 초대하려 하는지 설명한다.
- 개인적 친분까지는 아니더라도, 상대와 공감하거나 관심 갖고 있는 점을 언급한다.
- 경비 등 돈에 관련된 사항은 마지막에 붙인다.
[Case] 연례회의를 개최하고 있는 Bearstone Korea는 Innotechno사의 CEO인 Kevin Williams에게 11월로 예정된 2009년 포럼에서 발표해줄 것을 부탁하고자 한다.
Subject : A request to be a guest speaker
Dear Mr. Kevin Williams,
Allow me to introduce myself. I am Ji-hyun Kim, a PR manager at Bearstone Korea. We would like to humbly request your presence as a guest speaker at our Annual Conference to be held on November 6, 2009. We hope to invite 20 distinguished CEOs such as yourself and also executives from international businesses. Our CEO, Jason Clarkson, is very much interested in your business strategies and your recent successful merger with Jacksonville Inc.
We hope you can present a brief 20-minute presentation on the topic of your business philosophy in our upcoming forum.
It would greatly help us arrange your itinerary in Seoul if we could be advised of your schedule to and from Seoul in advance. We would be happy to make the necessary arrangements for your flight and accommodations.
We look forward to your acceptance of this invitation despite your busy schedule.
Sincerely, J.H. Kim
제목 : 초청자 연설 요청 건
케빈 윌리엄스 사장님께
먼저 제 소개를 드립니다. 저는 베어스톤코리아의 PR매니저 김지현이라고 합니다. 저희는 2009년 11월6일 열릴 예정인 연례회의에 사장님을 초청 연설자로 모시려 합니다. 저희는 사장님과 같은 저명한 CEO 20명, 그리고 다국적기업 임원들을 초대하고자 합니다. 저희 회사 잭스 클락스 사장님은 윌리엄스 사장님의 사업 전략, 그리고 최근 잭슨빌 주식회사와의 성공적 합병에 굉장히 관심이 많습니다.
다가오는 포럼에서 사장님의 사업 철학을 주제로 20분 정도의 짧은 발표를 해주시기 바랍니다. 미리 서울에 오시기 전후의 일정을 알려주신다면 서울에서의 일정을 짜는 데 큰 도움이 될 것입니다. 항공과 숙박에 관련된 사항은 저희 측에서 준비하겠습니다.
바쁘신 와중에도 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
김지현 배상
▶주요 단어
● 회사의 공식 초청일 경우 주어는 I보다 We로 쓴다. 저명한 인사를 초대할 때는 정중한 톤을 유지한다.
We would like to humbly request your presence as a guest speaker at our Annual Conference.
저희는 2009년 11월6일 열릴 예정인 연례회의에 사장님을 초청 연설자로 모시고자 합니다.
We would like to humbly request your presence at our annual banquet.
저희의 연례만찬에 귀하를 정중히 모시고자 합니다.
We would like to humbly request your presence as the master of ceremony at this forum.
이 포럼의 사회자(master of ceremony)로 모시고자 합니다.
G·P would like to sincerely request Mr. Kim for the opening address for this event.
G·P사는 미스터 김이 이 이벤트의 개회사를 해주기를 진심으로 부탁드립니다.
● 초청 이유에 대해 회사 입장이나 개인적 이유를 상세히 설명한다.
Our CEO, Jason Clarkson, is very much interested in your business strategies and your recent successful merger with Jacksonville Inc.
저희 회사 잭스 클락스 사장님은 윌리엄스 사장님의 사업 전략, 그리고 최근 잭슨빌 주식회사와의 성공적 합병에 굉장히 관심이 많습니다.
Our CEO, Jenny Park, was very impressed with the talk you gave at Yale.
저희 제니 박 사장님은 귀하가 예일대에서 한 연설에 굉장히 감동 받았습니다.
We felt that you are the only expert in this area to give us some insights on this new technology.
저희는 귀하가 이 분야의 유일한 전문가로서 이 새로운 기술에 대해 저희에게 좋은 식견을 주리라 생각합니다.
● 참석할 경우 준비해야 할 사항을 미리 알려주어 참석 여부 결정에 도움이 되도록 한다. 자세하고 구체적인 설명일수록 좋다.
We hope you can present a brief 20-minute presentation on the topic of your business philosophy in our upcoming forum.
다가오는 포럼에서 사장님의 사업 철학이란 주제로 20분 정도의 짧은 발표를 해주시기 바랍니다.
We hope you can attend this ceremony along with all of the executives from your company.
귀사의 모든 임원과 함께 이 행사에 참여하시기 바랍니다.
We hope you can bring along about five staff members to help us organize this event.
5명 정도의 스태프와 함께 와서 이 행사를 꾸리는 데 도움 주셨으면 합니다.
We hope you can come 20 minutes early to go over the agenda with us.
20분 정도 일찍 오셔서 저희와 안건을 살펴봐주셨으면 합니다.
● 행사 경비, 숙박, 교통편에 관한 편의 제공을 알려준다. 나중에 비용에 관련한 오해가 생기지 않도록 구체적인 사항을 전달한다.
We would be happy to make the necessary arrangements for your flight and accommodations.
항공과 숙박에 관련된 사항은 저희 측에서 준비하겠습니다.
We would be happy to reimburse you of any expenses you may incur for this event.
이 행사와 관련해 쓰신 경비는 저희가 전액 부담하겠습니다.
We would be happy to make the necessary arrangements for you and your family.
귀하와 귀하 가족에게 필요한 사항들을 준비하겠습니다.
We would be happy to accommodate you with flights and lodging.
항공과 숙박 편의를 도모하겠습니다.
● e메일을 마치면서 참석을 희망한다는 코멘트를 넣도록 한다. ‘Look forward to ~ing’는 정중한 표현으로 비즈니스적 문어체로 적합.
We look forward to your acceptance of this invitation despite your busy schedule.
바쁘신 와중에도 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
We look forward to your attendance.
참석해주시기를 기대합니다.
We look forward to seeing you at the party.
파티에서 만나뵙기를 고대합니다.
We look forward to having a great time at the workshop.
워크숍에서 좋은 시간 보내시기를 기대합니다.
아래의 응용 표현들도 매우 유용하다.
We hope you accept this invitation. 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
We hope to see you at the event. 행사에서 만나뵙기를 기대합니다.
→ 위 문장은 어느 정도 친분 있는 상대에게 사용하기 적절한 semi-formal한 표현이다.
Be there or be square. 참석을 해야지 아니면 왕따가 될 거야.
Don’t leave us hanging. 안 오면 안 돼요.
→ 아주 친한 동료나 친구에게 가볍게 건넬 수 있는 very casual한 표현이다.
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net
※ ‘영어, 이제는 Writing이다!’는 이번 호로 막을 내립니다. 다음 호부터 새로운 영어 연재물로 찾아뵙겠습니다. 그동안 성원해 주셔서 감사합니다.
- 만나본 적 없는 사람이라면 다짜고짜 전화하기보다는 e메일을 먼저 보낸다.
- 시간 여유를 충분히 두고 미리 연락한다.
- 어떤 이유에서 상대를 초대하려 하는지 설명한다.
- 개인적 친분까지는 아니더라도, 상대와 공감하거나 관심 갖고 있는 점을 언급한다.
- 경비 등 돈에 관련된 사항은 마지막에 붙인다.
[Case] 연례회의를 개최하고 있는 Bearstone Korea는 Innotechno사의 CEO인 Kevin Williams에게 11월로 예정된 2009년 포럼에서 발표해줄 것을 부탁하고자 한다.
Subject : A request to be a guest speaker
Dear Mr. Kevin Williams,
Allow me to introduce myself. I am Ji-hyun Kim, a PR manager at Bearstone Korea. We would like to humbly request your presence as a guest speaker at our Annual Conference to be held on November 6, 2009. We hope to invite 20 distinguished CEOs such as yourself and also executives from international businesses. Our CEO, Jason Clarkson, is very much interested in your business strategies and your recent successful merger with Jacksonville Inc.
We hope you can present a brief 20-minute presentation on the topic of your business philosophy in our upcoming forum.
It would greatly help us arrange your itinerary in Seoul if we could be advised of your schedule to and from Seoul in advance. We would be happy to make the necessary arrangements for your flight and accommodations.
We look forward to your acceptance of this invitation despite your busy schedule.
Sincerely, J.H. Kim
제목 : 초청자 연설 요청 건
케빈 윌리엄스 사장님께
먼저 제 소개를 드립니다. 저는 베어스톤코리아의 PR매니저 김지현이라고 합니다. 저희는 2009년 11월6일 열릴 예정인 연례회의에 사장님을 초청 연설자로 모시려 합니다. 저희는 사장님과 같은 저명한 CEO 20명, 그리고 다국적기업 임원들을 초대하고자 합니다. 저희 회사 잭스 클락스 사장님은 윌리엄스 사장님의 사업 전략, 그리고 최근 잭슨빌 주식회사와의 성공적 합병에 굉장히 관심이 많습니다.
다가오는 포럼에서 사장님의 사업 철학을 주제로 20분 정도의 짧은 발표를 해주시기 바랍니다. 미리 서울에 오시기 전후의 일정을 알려주신다면 서울에서의 일정을 짜는 데 큰 도움이 될 것입니다. 항공과 숙박에 관련된 사항은 저희 측에서 준비하겠습니다.
바쁘신 와중에도 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
김지현 배상
▶주요 단어
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● 회사의 공식 초청일 경우 주어는 I보다 We로 쓴다. 저명한 인사를 초대할 때는 정중한 톤을 유지한다.
We would like to humbly request your presence as a guest speaker at our Annual Conference.
저희는 2009년 11월6일 열릴 예정인 연례회의에 사장님을 초청 연설자로 모시고자 합니다.
We would like to humbly request your presence at our annual banquet.
저희의 연례만찬에 귀하를 정중히 모시고자 합니다.
We would like to humbly request your presence as the master of ceremony at this forum.
이 포럼의 사회자(master of ceremony)로 모시고자 합니다.
G·P would like to sincerely request Mr. Kim for the opening address for this event.
G·P사는 미스터 김이 이 이벤트의 개회사를 해주기를 진심으로 부탁드립니다.
● 초청 이유에 대해 회사 입장이나 개인적 이유를 상세히 설명한다.
Our CEO, Jason Clarkson, is very much interested in your business strategies and your recent successful merger with Jacksonville Inc.
저희 회사 잭스 클락스 사장님은 윌리엄스 사장님의 사업 전략, 그리고 최근 잭슨빌 주식회사와의 성공적 합병에 굉장히 관심이 많습니다.
Our CEO, Jenny Park, was very impressed with the talk you gave at Yale.
저희 제니 박 사장님은 귀하가 예일대에서 한 연설에 굉장히 감동 받았습니다.
We felt that you are the only expert in this area to give us some insights on this new technology.
저희는 귀하가 이 분야의 유일한 전문가로서 이 새로운 기술에 대해 저희에게 좋은 식견을 주리라 생각합니다.
● 참석할 경우 준비해야 할 사항을 미리 알려주어 참석 여부 결정에 도움이 되도록 한다. 자세하고 구체적인 설명일수록 좋다.
We hope you can present a brief 20-minute presentation on the topic of your business philosophy in our upcoming forum.
다가오는 포럼에서 사장님의 사업 철학이란 주제로 20분 정도의 짧은 발표를 해주시기 바랍니다.
We hope you can attend this ceremony along with all of the executives from your company.
귀사의 모든 임원과 함께 이 행사에 참여하시기 바랍니다.
We hope you can bring along about five staff members to help us organize this event.
5명 정도의 스태프와 함께 와서 이 행사를 꾸리는 데 도움 주셨으면 합니다.
We hope you can come 20 minutes early to go over the agenda with us.
20분 정도 일찍 오셔서 저희와 안건을 살펴봐주셨으면 합니다.
● 행사 경비, 숙박, 교통편에 관한 편의 제공을 알려준다. 나중에 비용에 관련한 오해가 생기지 않도록 구체적인 사항을 전달한다.
We would be happy to make the necessary arrangements for your flight and accommodations.
항공과 숙박에 관련된 사항은 저희 측에서 준비하겠습니다.
We would be happy to reimburse you of any expenses you may incur for this event.
이 행사와 관련해 쓰신 경비는 저희가 전액 부담하겠습니다.
We would be happy to make the necessary arrangements for you and your family.
귀하와 귀하 가족에게 필요한 사항들을 준비하겠습니다.
We would be happy to accommodate you with flights and lodging.
항공과 숙박 편의를 도모하겠습니다.
● e메일을 마치면서 참석을 희망한다는 코멘트를 넣도록 한다. ‘Look forward to ~ing’는 정중한 표현으로 비즈니스적 문어체로 적합.
We look forward to your acceptance of this invitation despite your busy schedule.
바쁘신 와중에도 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
We look forward to your attendance.
참석해주시기를 기대합니다.
We look forward to seeing you at the party.
파티에서 만나뵙기를 고대합니다.
We look forward to having a great time at the workshop.
워크숍에서 좋은 시간 보내시기를 기대합니다.
아래의 응용 표현들도 매우 유용하다.
We hope you accept this invitation. 이 초대를 승낙해주시기를 기대합니다.
We hope to see you at the event. 행사에서 만나뵙기를 기대합니다.
→ 위 문장은 어느 정도 친분 있는 상대에게 사용하기 적절한 semi-formal한 표현이다.
Be there or be square. 참석을 해야지 아니면 왕따가 될 거야.
Don’t leave us hanging. 안 오면 안 돼요.
→ 아주 친한 동료나 친구에게 가볍게 건넬 수 있는 very casual한 표현이다.
※ ‘영어, 이제는 Writing이다!’는 이번 호로 막을 내립니다. 다음 호부터 새로운 영어 연재물로 찾아뵙겠습니다. 그동안 성원해 주셔서 감사합니다.
