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“예산회의, 화요일 10시로 변경됐습니다”

“예산회의, 화요일 10시로 변경됐습니다”

일정이 변경됐으면 되도록 빨리 전달하는 것이 좋다. 급할 때는 전화로 알리는 게 좋지만, 여러 사람에게 동시에 통보해야 할 경우 e메일이 효과적이다. 물론 e메일로 일정 변경을 통보할 때는 하루 이상의 충분한 시간적 여유를 둬야 한다. 이번 주에는 변경사항을 알리고 그에 대한 확답을 요구하는 e메일 작성을 연습해보자. 이런 e메일도 장황한 서론은 약이 아니라 독이 되기 쉽다. 따라서 역피라미드 구조를 권장한다.

첫째, 서론에서 변경사항(약속 시간과 장소)을 알린다.
둘째, 본론에서 구체적인 변경 내용에 대한 설명과 준비사항을 쓴다.
셋째, 기타 특이사항을 전달하면서 불편을 끼친 점에 대해 양해를 구한다.

[Case]Choi Inc.의 미나 최 사장은 다음 주 목요일로 예정된 지점장들과의 예산회의를 화요일 오전 10시로 앞당긴다는 e메일을 쓰고 있다.

Subject : Budget Meeting
Dear all,
I would like to remind all regional managers that next Thursday’s budget meeting has been rescheduled for Tuesday morning at 10:00 am sharp. Though I realize this will inconvenience some of you, several items on the agenda cannot be delayed any further. Please review the attached file. This is the revised agenda for tomorrow’s meeting.
Should anyone have any last minute additions to the agenda, please have it on my desk or send it by e-mail no later than 6:00 pm today. Thank you for your attention on this matter. Please enjoy your day, and once again please excuse the inconvenience.
Mina Choi
Choi Inc. President


제목 : 예산회의
모두 안녕하세요.
모든 지점장에게 다음 주 목요일의 예산회의가 내일 화요일 오전 10시 정각으로 변경됐음을 알려드립니다. 몇몇 분에게는 이 일정이 번거로우실 줄 알지만, 일부 안건은 더 미룰 수 없는 것입니다. 첨부된 파일을 검토해주시기 바랍니다. 수정된 안건입니다.
마지막으로 안건에 추가할 사항이 있는 분은 오늘 오후 6시까지 제 책상에 남겨주시거나 e메일 보내주세요. 이 사안에 관심 가져주셔서 감사합니다. 좋은 하루 보내시고, 불편을 끼쳐드려 다시 한 번 죄송하다는 말씀 드립니다.
미나 최
Choi Inc. 사장



▶ 주요 단어

budget meeting 예산회의            revised 수정된
reschedule 다시 일정을 잡다       agenda 안건
sharp 정확히                           addition 추가사항
inconvenience 불편을 끼치다       no later than 늦어도 ~까지
attached file 첨부 파일


이번에는 일정 변경 e메일에 자주 쓰이는 핵심 표현을 살펴보자.

● e메일의 목적은 서론에서 밝힌다.

I would like to remind all regional managers that next Thursday’s budget meeting has been rescheduled for Tuesday morning at 10:00 am sharp.

모든 지점장에게 다음 주 목요일의 예산회의가 화요일 오전 10시 정각으로 변경됐음을 알려드립니다.
Please note that the organizational meeting is postponed until further notice.
운영회의는 다음 공지가 나갈 때까지 연기됐음을 확인하시기 바랍니다.
Tomorrow’s meeting has been bumped up to 3:00 pm instead of 4:00 pm.
내일 회의는 오후 4시에서 3시로 바뀌었습니다.
Tomorrow afternoon’s meeting has been delayed 30 minutes.
내일 오후 회의는 30분 늦어졌습니다.

● 일정 변경으로 폐를 끼치게 됐다면 미리 사과한다. 이해나 배려를 요구하는 뉘앙스를 전달한다.

I realize this will inconvenience some of you.

몇몇 분에게는 이 일정이 번거로우실 줄 압니다.
Please excuse the inconvenience.
불편한 점 이해해주십시오.
I hope this will not inconvenience any of you.
이 점이 불편을 끼쳐드리지 않기를 바랍니다.

● 일정을 바꾸게 된 이유를 설명하며 양해를 구하는 것이 효과적이다.

Several items on the agenda cannot be delayed any further.

일부 안건은 더 미룰 수 없는 것입니다.
We must address a few issues immediately.
몇 가지 사항을 신속하게 처리해야 합니다.
There are several issues requiring immediate attention.
신속하게 다뤄야 할 사항들이 있습니다.
There are numerous problems needing to be resolved.
해결돼야 할 문제가 꽤 있습니다.

● 기타 특이사항을 전달한다.

Should anyone have any last minute additions to the agenda, please have it on my desk or send it by e-mail no later than 6:00 pm today.

마지막으로 안건에 추가할 사항이 있는 분은 오늘 오후 6시까지 제 책상에 남겨주시거나 e메일 보내주세요. ◀ 가정문 if에서 if가 생략되면 주어 동사 자리가 바뀐다.
Any questions or comments, please see me.
질문이나 조언할 게 있으면 저를 찾아오십시오.
Any concerns, please feel free to stop by my office.
의문사항이 있으면 제 사무실에 마음 편히 들러주십시오.
Any points to add, please shoot me an email.
추가할 사항이 있으면 e메일을 보내주십시오.

● 마지막으로 감사의 뜻을 전달한다.

Thank you for your attention on this matter.

이 사안에 관심 가져주셔서 감사합니다.
Thank you in advance for your understanding.
이해해주신 점, 미리 감사드립니다.
Thanks for paying attention to this matter.
이 사안에 관심 가져주셔서 감사합니다.

e메일을 보낼 때 지켜야 할 매너는 아래와 같다.

▶ Don’t contribute to email overload.
e메일 용량이 크거나 쓸데없이 길지 않은지 확인한다. 필요하지 않은 첨부 파일은 삭제한다. 주고받는 e메일 내용을 삭제하지 않고 길게 꼬리를 물어 연결해 쓰는 것도 e메일 용량을 크게 만드니 피한다. 상대 e메일 내용에 연결해 답을 해야 하는 경우가 아니라면 이전 내용을 포함시키지 않고 작성한다.

▶ Keep your message short. (one screen or 25 lines)
스크롤 할 필요 없이 한눈에 전체 내용이 보이도록 하는 게 키포인트다. 특히 외국인은 PDA, 블랙베리 등 휴대용 기기로 e메일을 확인하는 경우가 많아 긴 메일은 읽기 불편하고 핵심을 파악하기도 힘들다. 짧고 간단하게 핵심사항만 전달한다.

▶ Use short paragraphs.
문단은 되도록 짧게 한다. 역시 e메일의 명료함을 위해서다.

▶ Use a subject line.
명사나 명사구로 제목을 꼭 쓴다. 제목 없는 e메일은 스팸메일이거나 중요도가 낮은 e메일로 오해받기 쉽다. 제목만 봐서도 내용을 예상할 수 있게 한다. 제목에 ‘Hi’나 ‘Hello’라고 인사말을 적는 것은 프로답지 못한 느낌을 준다.

▶ Don’t use all capital letters or small letters.
습관적으로 대문자로만, 혹은 소문자로만 쓰지 않는다.

▶ Limit each message to one subject area or purpose.
한 통의 e메일에는 하나의 목적이나 하나의 내용만 포함시킨다. 한 통에 모든 업무사항을 전달하려는 욕심은 버린다.

▶ Proofread each message.
e메일을 보내기 전에 확인 또 확인한다. 며칠 전 보낸 e메일을 다시 열어보면 생각지도 못한 부분에서 철자가 틀렸거나 수치 등을 잘못 적은 실수가 발견될 것이다. ‘보내기’를 클릭하기 전에 꼼꼼히 읽어 실수가 없는지 확인한다.

▶ Remember that email is not private!
업무용 e메일은 개인 용도가 아니라는 사실을 명심하자. 개인용 e메일 주소를 따로 마련하고 업무용 e메일은 개인 용도로 사용하지 않는다.

“예산회의, 화요일 10시로 변경됐습니다”
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net



주간동아 2009.06.23 691호 (p90~91)

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