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영어, 이제는 Writing이다!

“담당자가 자주 바뀌어 걱정이네요”

“담당자가 자주 바뀌어 걱정이네요”

모 자동차회사에서 영어 e메일 쓰는 법을 특강할 때였다. “언제 영어 e메일 쓰기가 가장 힘든가”라고 물었다가 예상치도 못한 답을 들었다. 업무상 해외 파트너와 자주 연락하는 실무자 대다수가 “내가 보낸 e메일에 묵묵부답일 때 e메일 쓰기가 가장 싫어진다”고 털어놓은 것이다.

영어사전 뒤져가며 힘들게 쓴 e메일을 전송한 순간부터 ‘초조병’이 생긴다. 하루에도 몇 번씩 메일함을 열어보는 것은 물론, 며칠이 지나도 답장이 없으면 스트레스가 커진다. 급기야 ‘내가 말실수를 했나’ ‘내 영어가 엉망이어서 상대가 무시하나’ 등 별의별 생각이 다 든다. 하지만 이런 상황은 e메일 보낸 사람의 잘못 때문이라기보다는 ‘실시간 의사소통’의 중요성을 상대가 무시했기 때문에 발생한다. 대부분 ‘너무 바빠서’ 답장을 깜빡하는 것이다.

한두 번은 실수라 여기고 넘어가더라도, 답장 지연이 상습적이라면 이를 건의하는 e메일을 정중하게 보내는 것이 좋다. 이번 주에는 답장 지연이나 잦은 인사 변동, 배송 지연 등 비즈니스상의 불만사항을 매너 있게 전달하는 e메일 쓰기를 연습해보자.

이런 e메일의 경우에도 서론에서 불만사항을 언급한다. 장황하게 인사말이나 배경 설명을 한 뒤 불만사항을 짧게 언급하면 상대가 문제의 심각성을 과소평가할 수 있다. 불만을 전달하는 것을 어색해하거나 미안해하는 뉘앙스를 풍길 필요는 없다.

[Case]ABC Auto의 김민수 씨는 캐나다 부품회사인 Magna International 담당자 Jerry Moening 씨와 프로젝트 건으로 e메일을 주고받고 있다. 그런데 자동차 디자인 견본 마감일이 다가오는데 Jerry 씨와 연락이 두절된 지 벌써 2주째. 그간 몇 번의 프로젝트 진행상황을 확인하는 e메일을 보내 정보와 자료의 공유를 부탁했는데도 소식이 없자 김씨는 화가 나기 시작했다.



Subject : Concerns regarding reply delays
Dear Mr. Jerry Moening,
I hope this email finds you well.
The deadline for developing the prototype is coming soon. We, at ABC Auto. have had several meetings with your company, confirming the deadline and have asked for detailed reports and data concerning the prototype on several occasions.
However, we have not yet received any answers to our inquiries. Please reply to this email immediately in regards to the information requested.
I look forward to hearing from you soon.
Best regards, Min-su Kim


제목 : 연락 지연에 대한 염려
제리 모에닝 씨, 이 e메일이 당신에게 잘 전달되길 빕니다. 견본 개발 마감일이 얼마 남지 않았습니다. 저희 ABC Auto에서는 이 점에 관해 몇 번의 회의를 가졌고 마감일을 확인했으며, 세부적인 보고서와 자료를 여러 번 요구했습니다.
그러나 저희 문의사항에 대해 아직 답장을 받지 못했습니다. 요청한 정보에 관해 신속히 답신 주시기를 바랍니다.
김민수 드림

▶ 주요 단어

deadline 마감일 / prototype 견본 /inquiry 문의 / in regards to = regarding ~에 관해


불만을 알리는 e메일에 활용할 수 있는 다양한 표현을 살펴보자.

● 불만사항을 단도직입적으로 언급한다. 감정을 배제하고 사실 중심으로 한다.
However, we have not yet received any answers to our inquiries.
그러나 저희 문의사항에 대해 아직 답장을 받지 못했습니다.
We have been waiting for your reply.
답장을 기다려왔습니다.
We waited two weeks for a reply but to no avail.
2주나 답장을 기다렸지만 소용없었습니다.
Thanking you in advance for your prompt attention to this matter.
이 문제에 대해 즉시 연락 주시리라 믿고 미리 감사의 인사 드립니다.

● 요구사항을 전달한다.
Please reply to this email immediately in regards to the information requested.
요청한 정보에 관해 신속하게 답신 주시기를 바랍니다.
Please reply our emails as promptly as possible.
가능한 한 빨리 e메일에 답장 주십시오.
Please reply our email no later than next Tuesday.
다음 주 화요일까지는 e메일에 답장 주십시오.

이번에는 다음 상황에 적합한 e메일 작성을 연습해보자.

[Case]박나래 씨는 중국협력사의 빈번한 인력교체가 고민이다. 지금까지 정보를 교류하며 인맥을 쌓았던 멤버들이 별다른 통보 없이 최근 두 번이나 교체된 것에 대해 염려와 불만을 전달하고자 한다.

Subject: Concerns for frequent replacements
Dear Mr. Chiang
I hope you are well.
To tell you the truth, we are extremely concerned about the frequent change of project personnel. We have noticed that there have been changeovers of project managers twice already in the last three months. Frequent replacements will make it extremely difficult to complete our project on time, let alone within budget.
Again, contact us ASAP to clear up these issues and discuss some possible solutions.
Regards, Narae Park


제목 : 빈번한 인력교체에 대한 염려
치앙 씨에게
안녕하십니까. 솔직히 말씀드려 저희는 프로젝트 인력이 자주 변경되는 점이 매우 걱정됩니다. 벌써 지난 석 달 동안 두 번이나 프로젝트 매니저가 교체됐더군요. 인력이 자주 바뀌면 우리의 프로젝트를 제 시간에 완성하기 힘듭니다. 예산 내에서 완성하기 힘든 것은 말할 필요도 없고요. 이 문제를 풀기 위해 되도록 빨리 저희에게 연락 주십시오. 함께 해결 방안을 모색합시다.
박나래 드림

▶ 주요 단어

project personnel 프로젝트 담당 인력 / changeover (인력, 시스템, 정책 등의) 전환, 변경

replacement 교체, 교체요원 / within budget 예산 내에

ASAP = as soon as possible 가능한 한 빨리


다음 표현도 익혀놓자.

● 서론에 시정해야 할 사항을 전달한다.
To tell you the truth, we are extremely concerned about the frequent change of project personnel.
솔직히 말씀드려 저희는 프로젝트 인력이 자주 변경되는 점이 매우 걱정됩니다.
We need fixed personnel from beginning to the end on this project.
이 프로젝트에는 처음부터 끝까지 고정된 인력이 필요합니다.

● 불만을 제기하는 이유를 설명해 개인적 불만이 아닌, 회사 차원의 문제임을 표명한다.
Frequent replacements will make it extremely difficult to complete our project on time, let alone within budget.
인력이 자주 교체되면 우리 프로젝트를 제 시간에 완성하기 힘듭니다. 예산 내에서 완성하기 힘든 것은 말할 필요도 없고요.
It is extremely difficult to do a project with Mr. Lim because of his wishy-washy attitude.
미스터 임의 우유부단한 태도 때문에 그와 프로젝트를 진행하는 것이 굉장히 힘듭니다.

● 신속한 답장을 요구하며 함께 해결 방안을 모색하자는 제안을 한다.
Again, contact us ASAP to clear up these issues and discuss some possible solutions.
이 문제를 풀기 위해 가능한 한 빨리 저희에게 연락 주십시오. 함께 해결 방안을 모색합시다.
Make sure you forward this email to your team members and let us know your final decision.
이 e메일을 팀 멤버들에게 전달해주시는 것을 잊지 말고, 저희에게 최종 결정을 알려주세요.


“담당자가 자주 바뀌어 걱정이네요”
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net



주간동아 2009.07.07 693호 (p86~87)

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