비즈니스에서 주고받는 e메일은 짧은 글 안에 정확한 정보를 전달해야 한다. 그러므로 상대가 e메일을 읽기 시작한 지 1~2분 안에 핵심을 파악할 수 있도록 글 쓰는 습관을 기르자. 문장이 길어서는 안 되고, 핵심은 서두에 놓아야 한다. ‘다이아몬드’ 구조는 이런 식으로 협의 내용을 전달할 때 효과적이다.
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다이아몬드 구조는 글 읽는 사람이 중요한 내용을 접하기 전에 마음의 준비를 하게 해준다. 어려운 내용을 전달하거나 부탁 또는 거절할 때 첫 문장부터 본론을 거론하기 어려운 상황에 활용하면 된다.
먼저 e메일의 내용을 암시하는 배경 정보를 익혀보자. 즉 만남에 대한 피드백을 전달한다.
It was a great pleasure to be able to meet with you in person.
직접 만나뵙게 되어 기뻤습니다.
It was nice to have such a productive meeting with you yesterday.
어제 그처럼 생산적인 회의를 하게 돼서 좋았습니다.
I was honored to be your company at the banquet.
만찬에서 동석자가 되어 영광이었습니다.
I was glad to meet you in person.
직접 만나뵙게 되어 얼마나 기쁘던지요.
그 다음 구체적으로 전달해야 할 내용을 소개한다. 부탁을 하거나 부탁을 거절해야 할 때 이런 내용을 본론에 넣는다.
In response to your request at the meeting, I am sending you a draft version of our report.
회의 때 부탁하신 내용에 관한 보고서 초안을 보내드립니다.
With respect to your request, we have found some articles as attached.
부탁하신 것과 관련해 저희가 찾은 기사 몇 개를 첨부합니다.
Regarding your question about staffing, I am sending a list of our engineers.
인력 계획에 대한 질문과 관련해 엔지니어 리스트를 보내드립니다.
As for your request on references, I am sending you additional references for this project.
추가 자료 부탁과 관련해 이 프로젝트에 대한 추가 자료를 보내드립니다.
그리고 재확인할 내용을 전달하고 이쪽에서 제대로 이해하는지 질문한다. 역시 부탁 사항은 e메일의 본론에 넣어 설명하듯 풀어가는 것이 효과적이다.
Also let me know if we are on the right track regarding the suggestions you had last time.
저희 쪽이 지난번 당신의 제안을 제대로 이해하는지 말씀해주십시오. (be on the right track : 올바른 방향에 있다, 잘 진행되다)
I hope I have answered your question all right.
당신의 질문에 제가 잘 답변해드렸기를 바랍니다.
Your confirmation of the report will be appreciated.
보고서 내용을 확인해주시면 감사하겠습니다.
그 밖에 질문, 부탁 사항, 재확인에 필요한 내용을 전달한다. 첨부 파일로 추가 정보를 제공하거나 회의록, 계약서 초본 등 협의 내용과 관련된 문서를 첨부한다. 첨부는 ‘attach’라는 동사를 사용한다.
I have also attached the preliminary quotation which Ted Collin provided.
테드 콜린 씨가 준비한 잠정 견적서도 첨부해드립니다.(견적서는 quotation, 줄인 단어로 quote라고 쓴다.)
I have added a few websites for your information.
참고하시라고 몇 개의 웹사이트를 넣었습니다.
I have attached the presentation ppt file as you requested.
부탁하신 대로 프레젠테이션 ppt 파일을 첨부합니다.
마지막으로 다음 회의에 전달해야 할 내용, 지난 회의에서 해결하지 못한 사항을 언급하며 마무리 짓는다.
We will catch up from where we left off in our next meeting.
다음 회의에서는 지난 회의 때 끝내지 못한 사항부터 시작하겠습니다.
Why don’t we continue the discussion in the next conference call?
토론을 다음 화상 회의 때 계속하면 어떨까요?
Let’s start from the matters yet to be settled in the next meeting.
다음 회의 때 미결된 사항부터 다시 시작하겠습니다.
이제 다이아몬드 구조로 쓰인 e메일 예시를 살펴보자.
Subject : Meeting Report
Dear Jong-min,
It was a great pleasure to be able to meet with you in person. I hope yesterday’s meeting was productive. In response to your request at the meeting, I am sending you a draft version of our report. Will you check with me on whether or not you agree to details outlined in the report? Also let me know if we are on the right track regarding the suggestions you had last time. I have also attached the preliminary quotation which Tim Collin provided. Please check directly with Tim (timcollin@dvp.com) to verify the calculations or to make any changes if needed. We will catch up from where we left off in our next meeting.
Sincerely,
Phyllis Chung
(e메일 제목은 명사형으로 간결하게 쓴다. 인사말은 Hello나 Hi보다는 Dear + 이름이 적당하다. 경의를 표한다는 의미로 마지막에는 sincerely, yours truly 같은 정중한 표현을 사용한다. best regards, best wishes 등 semi-formal한 표현을 사용한다.)
종민 씨
직접 만나뵙게 되어 기뻤습니다. 어제 회의가 생산적이었기를 바랍니다. 회의 때 부탁하신 내용에 관해 보고서 초안을 보내드립니다. 보고서의 상세 내용에 관해 동의하시는지 확인 부탁드립니다. 지난번에 언급하셨던 제안에 관련해 저희 쪽이 제대로 이해하고 있는지도 말씀해주세요. 팀 콜린 씨가 준비한 잠정 견적서도 첨부합니다. 팀(timcollin@dvp.com)과 직접 계산을 확인하고 필요사항을 변경하셔도 좋습니다. 다음번 회의는 지난 회의에서 끝내지 못한 사항부터 시작하지요.
그럼
필리스 정 드림
