“일주일 앞으로 다가온 경쟁 프레젠테이션을 준비하는 방 과장의 사무실. 전쟁을 앞둔 것 같은 긴장감이 팽팽하다 보니 자료 구성을 맡은 방 과장은 며칠째 불면증에 시달린다.
방 과장은 신입사원 시절 프레젠테이션을 준비하느라 진땀 흘렸던 생각을 하면 몸서리가 쳐진다. 대학생 때부터 갈고 닦은 화려한 파워포인트 실력만 믿고 발표자료를 만들어보겠다며 자신 있게 나선 터였다. 하지만 야심 찬 결과물을 상사들에게 보여줄 때마나 번번이 퇴짜였다. 반응도 각양각색.
“말이 너무 길어!”
“자네라면 이걸 보고 우리 제품에 어떤 장점이 있는지 알 수 있겠어?”
“애니메이션이 너무 정신없어. 내용이 눈에 안 들어와!”
결국 마무리도 못한 채 방 과장은 그 프로젝트에서 빠져야 했다. 이후 방 과장은 프레젠테이션 공포증에 시달렸다. 하지만 언제까지 피할 수만은 없는 법. 마지막이라는 각오로 프레젠테이션 준비에 뛰어들었지만, 여전히 쉽지 않다. 방 과장이 공포에서 벗어날 방법은 과연 없을까.
강원도 평창이 세 번의 도전 끝에 동계올림픽 유치에 성공한 후 모든 언론은 평창동계올림픽조직위원회의 프레젠테이션에 주목했다. 유창한 외국어 실력을 보여준 나승연 대변인부터 직접 발표에 참여한 이명박 대통령, 가벼운 농담으로 분위기를 풀어간 박용성 대한체육회장, 세계적인 스타 김연아 선수까지. 경쟁 후보도시마저 ‘감동’한 평창 프레젠테이션의 성공 비결로 많은 사람이 ‘철저한 준비’를 꼽았다. 성공적인 프레젠테이션은 과연 어떻게 준비해야 할까. 일단 세 가지만 기억하라고 말하고 싶다.
프레젠테이션을 앞둔 사람은 ‘할 얘기’를 생각하느라 머리를 싸맨다. 하지만 중요한 건 ‘들을 사람’의 마음이다. 그래서 성공적인 프레젠테이션의 첫 단계는 청중을 파악하는 일이다. 청중이 바쁜 사람들이라면, 또한 전후사정을 충분히 알고 있는 이들이라면 결론부터 명확히 말해야 한다. 장황한 부연설명은 시간낭비일 따름이다. 반대로 사전지식이 부족한 사람들이라면 당연히 친절이 답이다. 주장할 내용을 논리적으로 자세히 설명하라. 링컨은 말했다. “내가 말하고 싶은 내용을 생각하는 데는 준비 시간의 3분의 1만 사용한다. 나머지 3분의 2는 그들이 무엇을 듣고 싶어 할까를 고민한다.” 프레젠테이션은 ‘내 자랑’이 아니다. 항상 청중을 먼저 생각해야 한다.
청중의 특성을 파악하고 나면 ‘어떻게’ 얘기할지를 정해야 한다. 인상적인 프레젠테이션을 위해서는 사실(Fact)만으로는 부족하다. ‘이야기’를 만들어야 한다. 최근 아이들의 대통령이라는 ‘뽀통령’ 뽀로로를 보자. 물론 귀여운 캐릭터지만 인형을 보는 것만으로는 2% 부족하다. 아이의 눈과 귀를 묶어두는 건 뽀로로가 친구들과 벌이는 모험이다. 아이에게 뽀로로 인형을 안겨줘 보라. 아이는 끊임없이 중얼거리며 각종 캐릭터가 뒤섞인, 듣도 보도 못한 모험을 만들어낸다. 결국 핵심은 ‘이야기’인 것이다. 이야기를 좋아하는 것은 인간의 본능이고, 이는 프레젠테이션에서도 마찬가지다. 등장인물을 정하고 플롯을 만들어라. 초등학생도 아는 ‘발단-전개-절정-결말’ 말이다. 결국 기본이 중요한 것이다.
다음으로는 핵심 메시지(Key-message)를 만들어야 한다. 프레젠테이션의 진짜 목적은 내 발표를 들은 상대로 하여금 ‘행동’하게 하는 것이다. 따라서 프레젠테이션을 준비할 때 꼭 던져야 하는 질문이 있다. “나의 프레젠테이션을 들은 사람이 다른 이들에게 무슨 말을 전하도록 할 것인가?” 바로 이게 핵심 메시지다. 이 메시지는 단순할수록 좋다. 오바마의 연설에서 가장 기억나는 문장이 무엇인가. ‘예스, 위 캔(Yes, We can)!’그렇다. 당신도 할 수 있다.
방 과장은 신입사원 시절 프레젠테이션을 준비하느라 진땀 흘렸던 생각을 하면 몸서리가 쳐진다. 대학생 때부터 갈고 닦은 화려한 파워포인트 실력만 믿고 발표자료를 만들어보겠다며 자신 있게 나선 터였다. 하지만 야심 찬 결과물을 상사들에게 보여줄 때마나 번번이 퇴짜였다. 반응도 각양각색.
“말이 너무 길어!”
“자네라면 이걸 보고 우리 제품에 어떤 장점이 있는지 알 수 있겠어?”
“애니메이션이 너무 정신없어. 내용이 눈에 안 들어와!”
결국 마무리도 못한 채 방 과장은 그 프로젝트에서 빠져야 했다. 이후 방 과장은 프레젠테이션 공포증에 시달렸다. 하지만 언제까지 피할 수만은 없는 법. 마지막이라는 각오로 프레젠테이션 준비에 뛰어들었지만, 여전히 쉽지 않다. 방 과장이 공포에서 벗어날 방법은 과연 없을까.
프레젠테이션 달인으로 통하는 애플의 최고경영자(CEO) 스티브 잡스.
프레젠테이션을 앞둔 사람은 ‘할 얘기’를 생각하느라 머리를 싸맨다. 하지만 중요한 건 ‘들을 사람’의 마음이다. 그래서 성공적인 프레젠테이션의 첫 단계는 청중을 파악하는 일이다. 청중이 바쁜 사람들이라면, 또한 전후사정을 충분히 알고 있는 이들이라면 결론부터 명확히 말해야 한다. 장황한 부연설명은 시간낭비일 따름이다. 반대로 사전지식이 부족한 사람들이라면 당연히 친절이 답이다. 주장할 내용을 논리적으로 자세히 설명하라. 링컨은 말했다. “내가 말하고 싶은 내용을 생각하는 데는 준비 시간의 3분의 1만 사용한다. 나머지 3분의 2는 그들이 무엇을 듣고 싶어 할까를 고민한다.” 프레젠테이션은 ‘내 자랑’이 아니다. 항상 청중을 먼저 생각해야 한다.
청중의 특성을 파악하고 나면 ‘어떻게’ 얘기할지를 정해야 한다. 인상적인 프레젠테이션을 위해서는 사실(Fact)만으로는 부족하다. ‘이야기’를 만들어야 한다. 최근 아이들의 대통령이라는 ‘뽀통령’ 뽀로로를 보자. 물론 귀여운 캐릭터지만 인형을 보는 것만으로는 2% 부족하다. 아이의 눈과 귀를 묶어두는 건 뽀로로가 친구들과 벌이는 모험이다. 아이에게 뽀로로 인형을 안겨줘 보라. 아이는 끊임없이 중얼거리며 각종 캐릭터가 뒤섞인, 듣도 보도 못한 모험을 만들어낸다. 결국 핵심은 ‘이야기’인 것이다. 이야기를 좋아하는 것은 인간의 본능이고, 이는 프레젠테이션에서도 마찬가지다. 등장인물을 정하고 플롯을 만들어라. 초등학생도 아는 ‘발단-전개-절정-결말’ 말이다. 결국 기본이 중요한 것이다.
다음으로는 핵심 메시지(Key-message)를 만들어야 한다. 프레젠테이션의 진짜 목적은 내 발표를 들은 상대로 하여금 ‘행동’하게 하는 것이다. 따라서 프레젠테이션을 준비할 때 꼭 던져야 하는 질문이 있다. “나의 프레젠테이션을 들은 사람이 다른 이들에게 무슨 말을 전하도록 할 것인가?” 바로 이게 핵심 메시지다. 이 메시지는 단순할수록 좋다. 오바마의 연설에서 가장 기억나는 문장이 무엇인가. ‘예스, 위 캔(Yes, We can)!’그렇다. 당신도 할 수 있다.
