비즈니스에서는 계약을 변경하거나 추가해야 할 일이 자주 발생한다. 이럴 때 직접 만나서 결정하는 것이 가장 좋지만, 서로 바쁘거나 외국 거래처와의 업무여서 시간과 경비를 절약하려고 e메일로 해결하는 경우가 적지 않다.
이런 성격의 e메일은 사업상 매우 중요하기 때문에 시작부터 핵심사항을 전달하는 것이 좋다. 즉 e메일의 목적을 처음부터 밝혀 내용 전달을 확실하게 하는 것이다. 이렇게 e메일로 계약 내용을 확인하거나 바꿀 때 명확하게 의사를 전달하는 것도 중요하지만, 계약 변경으로 상대방도 어느 정도 이득을 얻게 된다는 점을 인식시켜주는 것이 좋다. 무엇보다 실수나 오해가 생기지 않게 해야 하며, 상대방의 확답을 요청하는 것 또한 중요하다. 우선 계약을 부분적으로 수정하기 위한 목적으로 e메일 쓰는 법을 연습해보자.
[CASE STUDY 1]: 계약서 초안변경]
허태봉 씨가 계약 체결 중인 유럽의 부품회사 계약 담당자 스미스 씨에게 e메일을 작성 중. 계약서 초안에 몇 가지 변경 사항을 포함한 e메일을 보내려고 함.
- 계약서 두 번째 조항을 “양측은 시장점유율이 계약 2년째 25%를 넘지 않으면 계약을 종료할 수 있음”으로 변경
- 납기일을 추가
- 첨부 파일로 보내며 확인 요구
이러한 e메일은 서론에서부터 계약상의 변경 사항을 알리며 점차 내용을 좁혀가는 역피라미드형이 적절하다.
Subject : Some Corrections to the Contract
Dear Mr. Smith,
Upon careful consideration of the draft you sent us, we realized that there should be some changes to the contract. We may as well make some corrections to Clause Two to reflect the situation discussed in the previous meeting : ㄱㄴ← 변경 사항 제시
‘Both parties can terminate this deal if the market share does not exceed 25% in our second year.’ ← 변경 내용
Please also state the due date clearly in the contract. I am attaching the revised contract. Please refer to it, and let us know if you have any concerns or questions. ← 부탁 사항
Sincerely, Taebong Huh
제목 : 계약서상 변경
스미스 씨에게
저희에게 보내주신 계약서 초안을 충분히 검토한 결과, 계약서에 약간의 변경 사항이 필요하다는 생각입니다. 지난번 회의에서 논의한 양측의 요구를 반영하기 위해 두 번째 조항을 다음과 같이 변경하면 좋겠습니다.
‘양측은 시장점유율이 계약 2년째 25%를 넘지 않으면 계약을 종료할 수 있다.’
계약서에 납기일도 명시해주십시오. 수정된 계약서를 첨부하오니 참고해주세요. 질문이 있으면 연락주십시오.
허태봉 드림
이번에는 계약 내용에 동의하며 계약 조건에 응하는 e메일을 연습해보자.
[CASE STUDY 2]: 계약 내용에 동의하며 계약 조건을 응함
ABC사의 오달수 씨는 수입업체 대표 토드 파커 씨에게 계약 체결 결정을 e메일로 통보하려고 함. 세 번째 조항의 변경 내용과 조건에 동의. 그러나 양측 동의하에 추후 변경 사항이 생길 수 있다는 여지를 남겨둠. 긍정적 코멘트로 마무리.
Dear Mr. Todd Parker,
I am responding to your email dated May 25th. After careful consideration, we have decided to accept the contract. ← 계약 승인 전달
Our executives are all for accepting the terms of sales, with some corrections to Clause Three. We are so glad that this deal has panned out well. I am sure this contract will benefit both of us. ← 긍정적 입장 전달
Of course, there could be some changes to this contract during or after the contract was signed when we both agree to such changes required. ← 추후 변경 가능성 암시
May this opportunity bring prosperity and success to both parties. ← 정리 및 끝인사
Sincerely, Dal-su Oh
토드 파커 씨,
5월25일자 e메일에 대한 답장입니다. 신중히 검토해본 결과 계약하기로 결정했습니다. 저희 임원은 세 번째 조항에 약간의 변경을 가한 판매조건을 받아들이는 것을 전적으로 동의했습니다. 이번 계약을 성사시켜서 정말 기쁩니다. 계약이 양측에 이익을 가져다줄 것이라 확신합니다. 물론 계약 중이나 후에 양측의 동의하에 필요성에 따라 변경 사항이 생길 수 있습니다. 이 계약이 양측에 번영과 성공을 가져다주길 바랍니다.
오달수 드림
계약 변경 및 확인 의사를 전달할 때 유용한 표현을 살펴보자. 변경이나 확인에는 부탁의 뉘앙스가 포함돼야 한다.
● Upon careful consideration : 신중히 고려한 뒤
※ 상대가 보내온 내용을 주의 깊게 확인한 뒤 변경을 요청한다는 점을 명시한다.
Upon careful consideration of the draft you sent us, we realized that there should be some changes to the contract.
저희에게 보내주신 계약서 초안을 자세히 살펴본 결과 계약서에 약간의 변경 사항이 필요하다는 생각입니다.
● I am writing to~ : ~하기 위해 이 글을 씁니다
※ 현재진행형으로 진행의 의미를 전달하고 목적은 to 부정사를 사용해 표현한다.
I am writing to request some changes to our contract.
계약서의 몇 가지 사항 변경을 요청하기 위해 이 글을 씁니다.
We are writing to ask for your permission to revise our contract.
저희 계약서를 다시 작성하는 것에 대한 귀하의 허락을 요청하려 이 글을 씁니다.
● I was wondering if you could~ : ~해주실 수 있는지 궁금합니다
※ 모호하거나 어려운 부탁을 할 때 쓰기 좋은 표현이다.
I was wondering if you could give us an additional 15 percent off.
추가로 15%를 할인해주실 수 있는지 궁금합니다.
I was wondering if we could add an extra clause to our contract.
저희 계약서에 추가 조항을 더 넣을 수 있는지 궁금합니다.
● Is it possible for us to~? : ~가 가능할까요?
※ 어려운 부탁을 할 때 유용한 표현이다.
Is it possible for us to renew our contract next month?
다음 달에 저희 계약서를 갱신할 수 있을까요?
Is it possible for us to change some clauses through e-mail?
e메일로 몇 가지 조항을 변경하는 것이 가능할까요?
● We would like to add the following~ : 다음과 같은 사항을 추가하고 싶습니다
※ 추가 내용을 e메일에 그대로 넣어줄 때는 콜론(:)을 사용한다.
We would like to include an additional clause in the contract stating the following : ‘The warranty will be good for three years.’
다음과 같은 추가 조항을 계약서에 포함하고 싶습니다 : ‘보증기간은 3년으로 한다.’
We would like to add the following : ‘The training for operators will last three months.’
다음과 같은 사항을 추가하고 싶습니다 : ‘진행자를 위한 교육기간은 3개월로 한다.’
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net
이런 성격의 e메일은 사업상 매우 중요하기 때문에 시작부터 핵심사항을 전달하는 것이 좋다. 즉 e메일의 목적을 처음부터 밝혀 내용 전달을 확실하게 하는 것이다. 이렇게 e메일로 계약 내용을 확인하거나 바꿀 때 명확하게 의사를 전달하는 것도 중요하지만, 계약 변경으로 상대방도 어느 정도 이득을 얻게 된다는 점을 인식시켜주는 것이 좋다. 무엇보다 실수나 오해가 생기지 않게 해야 하며, 상대방의 확답을 요청하는 것 또한 중요하다. 우선 계약을 부분적으로 수정하기 위한 목적으로 e메일 쓰는 법을 연습해보자.
[CASE STUDY 1]: 계약서 초안변경]
허태봉 씨가 계약 체결 중인 유럽의 부품회사 계약 담당자 스미스 씨에게 e메일을 작성 중. 계약서 초안에 몇 가지 변경 사항을 포함한 e메일을 보내려고 함.
- 계약서 두 번째 조항을 “양측은 시장점유율이 계약 2년째 25%를 넘지 않으면 계약을 종료할 수 있음”으로 변경
- 납기일을 추가
- 첨부 파일로 보내며 확인 요구
이러한 e메일은 서론에서부터 계약상의 변경 사항을 알리며 점차 내용을 좁혀가는 역피라미드형이 적절하다.
Subject : Some Corrections to the Contract
Dear Mr. Smith,
Upon careful consideration of the draft you sent us, we realized that there should be some changes to the contract. We may as well make some corrections to Clause Two to reflect the situation discussed in the previous meeting : ㄱㄴ← 변경 사항 제시
‘Both parties can terminate this deal if the market share does not exceed 25% in our second year.’ ← 변경 내용
Please also state the due date clearly in the contract. I am attaching the revised contract. Please refer to it, and let us know if you have any concerns or questions. ← 부탁 사항
Sincerely, Taebong Huh
제목 : 계약서상 변경
스미스 씨에게
저희에게 보내주신 계약서 초안을 충분히 검토한 결과, 계약서에 약간의 변경 사항이 필요하다는 생각입니다. 지난번 회의에서 논의한 양측의 요구를 반영하기 위해 두 번째 조항을 다음과 같이 변경하면 좋겠습니다.
‘양측은 시장점유율이 계약 2년째 25%를 넘지 않으면 계약을 종료할 수 있다.’
계약서에 납기일도 명시해주십시오. 수정된 계약서를 첨부하오니 참고해주세요. 질문이 있으면 연락주십시오.
허태봉 드림
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이번에는 계약 내용에 동의하며 계약 조건에 응하는 e메일을 연습해보자.
[CASE STUDY 2]: 계약 내용에 동의하며 계약 조건을 응함
ABC사의 오달수 씨는 수입업체 대표 토드 파커 씨에게 계약 체결 결정을 e메일로 통보하려고 함. 세 번째 조항의 변경 내용과 조건에 동의. 그러나 양측 동의하에 추후 변경 사항이 생길 수 있다는 여지를 남겨둠. 긍정적 코멘트로 마무리.
Dear Mr. Todd Parker,
I am responding to your email dated May 25th. After careful consideration, we have decided to accept the contract. ← 계약 승인 전달
Our executives are all for accepting the terms of sales, with some corrections to Clause Three. We are so glad that this deal has panned out well. I am sure this contract will benefit both of us. ← 긍정적 입장 전달
Of course, there could be some changes to this contract during or after the contract was signed when we both agree to such changes required. ← 추후 변경 가능성 암시
May this opportunity bring prosperity and success to both parties. ← 정리 및 끝인사
Sincerely, Dal-su Oh
토드 파커 씨,
5월25일자 e메일에 대한 답장입니다. 신중히 검토해본 결과 계약하기로 결정했습니다. 저희 임원은 세 번째 조항에 약간의 변경을 가한 판매조건을 받아들이는 것을 전적으로 동의했습니다. 이번 계약을 성사시켜서 정말 기쁩니다. 계약이 양측에 이익을 가져다줄 것이라 확신합니다. 물론 계약 중이나 후에 양측의 동의하에 필요성에 따라 변경 사항이 생길 수 있습니다. 이 계약이 양측에 번영과 성공을 가져다주길 바랍니다.
오달수 드림
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계약 변경 및 확인 의사를 전달할 때 유용한 표현을 살펴보자. 변경이나 확인에는 부탁의 뉘앙스가 포함돼야 한다.
● Upon careful consideration : 신중히 고려한 뒤
※ 상대가 보내온 내용을 주의 깊게 확인한 뒤 변경을 요청한다는 점을 명시한다.
Upon careful consideration of the draft you sent us, we realized that there should be some changes to the contract.
저희에게 보내주신 계약서 초안을 자세히 살펴본 결과 계약서에 약간의 변경 사항이 필요하다는 생각입니다.
● I am writing to~ : ~하기 위해 이 글을 씁니다
※ 현재진행형으로 진행의 의미를 전달하고 목적은 to 부정사를 사용해 표현한다.
I am writing to request some changes to our contract.
계약서의 몇 가지 사항 변경을 요청하기 위해 이 글을 씁니다.
We are writing to ask for your permission to revise our contract.
저희 계약서를 다시 작성하는 것에 대한 귀하의 허락을 요청하려 이 글을 씁니다.
● I was wondering if you could~ : ~해주실 수 있는지 궁금합니다
※ 모호하거나 어려운 부탁을 할 때 쓰기 좋은 표현이다.
I was wondering if you could give us an additional 15 percent off.
추가로 15%를 할인해주실 수 있는지 궁금합니다.
I was wondering if we could add an extra clause to our contract.
저희 계약서에 추가 조항을 더 넣을 수 있는지 궁금합니다.
● Is it possible for us to~? : ~가 가능할까요?
※ 어려운 부탁을 할 때 유용한 표현이다.
Is it possible for us to renew our contract next month?
다음 달에 저희 계약서를 갱신할 수 있을까요?
Is it possible for us to change some clauses through e-mail?
e메일로 몇 가지 조항을 변경하는 것이 가능할까요?
● We would like to add the following~ : 다음과 같은 사항을 추가하고 싶습니다
※ 추가 내용을 e메일에 그대로 넣어줄 때는 콜론(:)을 사용한다.
We would like to include an additional clause in the contract stating the following : ‘The warranty will be good for three years.’
다음과 같은 추가 조항을 계약서에 포함하고 싶습니다 : ‘보증기간은 3년으로 한다.’
We would like to add the following : ‘The training for operators will last three months.’
다음과 같은 사항을 추가하고 싶습니다 : ‘진행자를 위한 교육기간은 3개월로 한다.’
