그러나 실제 영어권 비즈니스 세계에서는 긴 문장과 난해한 단어로 점철된 문서나 e메일은 읽는 사람을 배려하지 않는 태도로 간주된다.
길게 쓰는 것보다 더 어려운 것이 짧으면서도 정확하게 쓰는 것이다.
몇 가지 규칙만 숙지한다면 ‘짧고 명확한’ 비즈니스 라이팅을 할 수 있다. 늘 다음 사항을 명심하자.
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먼저 짧고 명확한 표현 사용에 대해 알아보자. 같은 의미라면 굳이 긴 표현을 사용할 필요가 없다. 간단한 표현으로 간결하게 쓰는 것이 효과적이다.
~에도 불구하고 inspite of the fact that → in spite of, although
매일/ 매주/ 매달 on a daily/ weekly/ monthly basis → daily/ weekly/ monthly
대다수의 경우에 in the vast majority of cases → in most cases, mostly
~의 기간에 during the course of → during
~를 제외하고 with the except of → except
● ATM과의 합병 중 그들의 불안정한 재무 사정에 대해 알게 됐다.
During the course of the merger with ATM, we learned about their shaky financial situation.
→ During the merger with ATM, we learned about their shaky financial situation.
● 매주 이사들에게 보고서를 제출해주세요.
Please submit the report on a weekly basis to the directors.
→ Please submit the report weekly to the directors.
● 대부분의 젊은 고객은 유행에 민감한 상품을 선호한다.
In the vast majority of cases, young consumers prefer fashionable items.
→ In most cases, young consumers prefer fashionable items.
속어나 업계에서 자신들끼리만 통하는 은어(jargon)를 쓰면 더 영어답고 상대에게 친근한 글이 될 것이라고 착각하는 사람들이 있다. 펜팔 상대나 친한 회사 동료에게 쓰는 가벼운 메모라면 몰라도, 회사 밖 비즈니스 상대에게 보내는 e메일이나 보고서에는 속어나 은어를 써서는 안 된다.
사무직 paper pusher → office worker
임원 bigwig → executive
부사장 head honcho → vice president
보수적인 right wing → conservative
돈을 벌다 make bucks → profit/ earn money
● 저는 ITM의 사무직 직원입니다.
I am just a paper pusher at ITM.
→ I work for ITM.
→ I am a manager at ITM.
● 제 생각에 이 제품은 약간 보수적인 것 같아요.
In my opinion, this product is rather right wing.
→ In my opinion, this product is rather conservative.
● 새로 오신 부사장님을 소개합니다.
I will introduce our new head honcho.
→ I will introduce our new vice president.
뭘 어떻게 써야 할지 모를 때 가장 흔하게 나오는 습관적인 첫 문장은 ‘There is/ are ~’ ‘This is/ They are ~’ 등이다. 이런 문장구조는 문장을 길고 모호하게 만들기 쉽다. 첫 문장은 중요한 정보로 시작해야 빠르면서도 간단명료하게 중요 사항을 전달할 수 있다.
● 협상을 하기 위해 우리가 만날 수 있는 다른 시간은 많죠.
There are always other times we can meet for negotiation.
→ We can always find other times to meet for negotiation.
→ Other times are available for us to meet for negotiation.
(주어 자리에 we나 other times 등 강조 대상을 넣어주는 것이 핵심 포인트)
● 마감일을 지키지 않으면 벌칙이 있습니다.
There is a penalty, if you miss the deadline.
→ You may be responsible for penalty if you miss the deadline.
→ A penalty would be charged if you miss the deadline.
한편 “There is something we need to discuss.”(우리가 얘기해야 할 게 있어요) 같은 문장은 내용이 모호하니 좀더 구체적으로 써준다. 예를 들어보자.
Some issues regarding staffing should be discussed.
인력에 관한 몇 가지 사항에 대해 얘기를 나눠봐야 합니다.
We need to discuss a few issues on staffing.
인력에 관한 몇 가지 사항을 토론해야 합니다.
마지막으로, 읽는 사람이 쉽게 알아볼 수 있도록 문장에서 제시하는 대상이나 사람의 관계 등을 명확히 언급한다.
Let’s work on the report now(지금 그 리포트 업무를 합시다).
→ Let’s work on the ABC report from 3 to 4 pm(오후 3시부터 4시까지 ABC 보고서 작업을 합시다).
I am meeting Ken this afternoon(오늘 오후에 켄을 만나요).
→ I am meeting Ken, the sales director from Glee Inc. this afternoon (오늘 오후 글리사의 영업이사 캔을 만납니다).
I will send my secretary to pick you up at the airport(제 비서를 공항으로 보내 당신을 모셔오겠습니다).
→ I will send my secretary, Lisa Park to pick you up at the airport (제 비서 리사 박 씨를 공항으로 보내 당신을 모셔오도록 하겠습니다).
Mr. Kim introduced new marketing strategies at the meeting, which no one paid close attention(회의에서 김 과장이 새로운 마케팅 전략을 소개했는데, 아무도 집중하지 않았다).
(집중하지 않은 것이 회의인지, 새로운 마케팅 전략인지 명확하지 않다.)
→ No one paid close attention to Mr. Kim’s new marketing strategies at the meeting.
→ No one paid close attention to the new marketing strategies Mr. Kim introduced at the meeting.
