진정한 영어 실력은 리딩이나 리스닝 능력보다 ‘무에서 유를 창조’하는 스피킹과 라이팅에서 판가름 난다고 해도 과언이 아니다. 하지만 ‘비즈니스 라이팅(Business Writing)’이라고 하면 복잡하고 어려울 것만 같아 겁부터 내는 사람이 많다.

즉흥적으로 뜻을 전달해야 하는 스피킹과 달리 라이팅은 핵심 구조와 패턴을 참고하고 응용할 수 있기에 좀더 빨리 ‘내 것’으로 만들 수 있다는 장점이 있다. 라이팅의 첫걸음은 내가 전달하고자 하는 내용의 핵심을 파악해 ‘구조화’하는 것이다. 핵심 단어가 퍼즐 조각이라면, 라이팅은 그 조각들을 맞추는 작업이다. 잘 맞춘 퍼즐이란 곧 완벽한 문장이다.

영어 원어민들은 KISS(Keep It Short and Simple), 즉 간결하면서 명료한 글을 선호한다. 비즈니스 라이팅은 간결함이 핵심이다. 그러나 무작정 문장을 짧게 쓰라는 게 아니다. 꼭 전달해야 할 요소에만 집중하라는 것이다. 중요하지 않은 표현은 짧게 줄이거나 과감하게 삭제한다. 글을 간결하게 쓰려면 먼저 영어 문장이 어떤 구조를 이루는지를 이해해야 한다. 문장을 어떻게 구조화할지 다음 예문을 통해 살펴보자.

매주 열리는 마케팅 회의에 꼭 참석해주시기 바랍니다. Every week open marketing must attend please. (X)

영작할 때 저지르는 가장 큰 실수는 우리말 어순 그대로를 영어로 바꾸려 한다는 점이다. 따라서 영문 어순은 뒤죽박죽이 되고 전달하려는 내용이 무엇인지 쓰는 사람도, 읽는 사람도 파악하기 힘들게 된다. 이 문장을 영어로 바꾸기 전에 ‘구조화’를 위한 몇 가지 질문에 답해보자.

● 문장의 요지는 무엇인가? : 부탁, 요청

● 청중은 누구인가? : 비즈니스 상대. 그러므로 정중하게 뜻을 전달해야 함.

● 전달 내용은 무엇인가? : 매주 열리는 마케팅 회의에 참석하라.

영어에서 부탁이나 요청을 할 때 쓰는 표현은 다음과 같다.

● Please + 명령문 : ~해주세요

● We would like you to + 동사원형 : ~하기 바랍니다

● We would appreciate if you + 동사원형 : ~해주면 정말 감사하겠습니다

이런 표현들 중 상황에 적합한 것을 골라 쓰면 된다. 청중이 내부 직원이라면 ‘We would appreciate if you~’보다는 ‘Will you please ~’라고 하는 것이 더 자연스럽다. 다음엔 전달 내용을 주어, 동사, 목적어 등으로 나눠 정리해보자.

● 참석하다 : attend, participate in, come to, join

● 마케팅 회의 : marketing meetings

‘매주 열리는 마케팅 회의’는 간단하게 수식어 weekly를 덧붙여 ‘weekly marketing meetings’라고 하면 된다. 이제 구조 안에 전달 내용을 넣어 문장을 완성하는 일만 남았다.

● Please attend weekly marketing meetings.

● We would like you to participate in weekly marketing meetings.

● We would appreciate if you join weekly marketing meetings.

이번에는 e메일에 자주 등장하는 문장을 연습해보자.

약속 일정을 확인하려 e메일을 보냅니다. Appointment schedule confirm email sending. (X)

● 문장의 요지는 무엇인가? : 확인 및 알림

● 청중은 누구인가? : 고객과 동료. 정중한 표현이나 격의 없는 표현 모두 가능

● 전달 내용은 무엇인가? : 약속 일정 확인

이제 뼈대 문장을 정리해보자. 확인이나 알림에 쓰이는 표현 중 e메일에서 많이 사용하는 것은 다음과 같다.

● I am writing this email to + 동사원형 : ~하기 위해 이 e메일을 씁니다

● I am writing to + 동사원형 : ~하기 위해 이 글을 씁니다

● This is to + 동사원형 : 이 글(e메일)의 요지는 ~하기 위한 것입니다

● I’d like to + 동사원형 with you : 당신과 함께 ~하고 싶습니다

이 중에서 ‘I am writing this email to ~’나 ‘I am writing to ~’는 비즈니스 e메일의 첫 문장으로 많이 사용되는 표현이니 외워두자. 좀더 공식적으로 회사의 견해를 보고하는 e메일이라면 주어를 I로 하는 것보다 This로 해서 ‘This is to ~’라고 쓰는 것이 더 적절하고 세련된 표현이다. 반면 친근하게 표현하고자 한다면 ‘I’d like to ~’가 적당하다. 다음은 전달 내용.

● 약속 일정 : meeting schedule, our appointment, our appointment schedule

● 확인하다 : confirm, double-check

이제 전달 내용을 뼈대 패턴에 넣어 문장을 만들어보자.

● I am writing this email to confirm our appointment schedule.

● I am writing to double-check our appointment.

● This is to confirm our meeting schedule.

● I’d like to confirm our meeting schedule with you.

마지막으로 보고서에 자주 쓰이는 표현을 살펴보자. 아래 예문은 어떻게 쓰면 될까?

이 글의 요지는 매출을 증가하기 위한 전략을 제안하는 것입니다. This writing point sales increasing strategy suggest. (X)

● 문장의 요지는 무엇인가? : 보고 및 알림

● 청중은 누구인가? : 상사와 고객 등 비즈니스 상대

● 전달 내용은 무엇인가? : 매출증진 전략 제안

정중하게 보고하거나 알리는 표현은 다음과 같다.

● This report/proposal is to + 동사원형 : 이 보고서/제안서는 ~하기 위한 것입니다

● We would like to inform you of + 명사 : ~을 알려드리고자 합니다

● The purpose of this report/proposal is to + 동사원형 : 이 보고서/제안서의 목적은 ~입니다

보고서나 제안서에서는 정중하면서도 간결한 문어체 표현이 적절하다. 주어 자리에 사람을 넣기보다는 대상이나 사물을 넣은 첫 번째나 세 번째 예문이 더 효과적이다. 하지만 개인적으로 공지하듯이 전달하는 경우라면 두 번째 문장도 괜찮다.

● 제안하다 : suggest, propose, offer

● 전략 : strategy

● 매출을 증가하기 위한 전략 : Strategies to increase sales

Strategy를 복수 Strategies로 사용하되, 앞에 some이나 our를 넣으면 더 자연스럽다.

● This report/proposal is to suggest some strategies to increase sales.

● We would like to inform you of our strategies to increase sales.

● The purpose of this report/proposal is to offer some strategies to increase sales.

비즈니스 영작에서는 문장의 뼈대를 먼저 잡은 뒤 적절한 단어를 넣어주는 것이 핵심 포인트다. 자주 등장하는 이런 표현들을 메모하고 암기해두면 상황에 따라 다양한 문장을 수십, 수백 개 만들 수 있다.

문장을 뼈대를 중심으로 큰 그림을 그린 뒤, 즉 구조화한 다음 내용을 추가하면 번역기식 엉터리 영작에서 벗어날 수 있다. 이렇게 익힌 문장이 스피킹에서도 유용하게 활용할 수 있음은 물론이다.