갑자기 통보해드려 죄송합니다

직장인들의 영작 고민을 들어보면 종사하는 분야에 상관없이 비슷하다. 가장 많이 쓰는 영문 e메일은 일정과 관련한 것. 그중에서도 일정 조정을 통보하는 내용이 대부분이다. 변경사항을 정확하게 전달하기에는 전화보다는 텍스트화돼 있어 언제든 다시 열어볼 수 있는 e메일이 효과적이다.

직장인들은 일정 조정 e메일을 어디서부터 어떻게 써야 할지 막막하다고 한다. 다짜고짜 바뀐 일정을 통보하자니 예의 없어 보일 듯하고, 그렇다고 구구절절 안부를 묻자니 프로다워 보이지 않는다는 딜레마에 빠진다는 것.

이런 경우 첫 번째로 기억할 규칙은 ‘용건만 간단히’다. 안부를 묻는 문장이 지나치게 길어진다면 내용 전달의 포인트를 잃기 때문이다. 전달사항을 숫자나 기호를 사용해 짧은 문장이나 구(句)로 정리하는 것도 좋은 방법이다.

또한 ‘역피라미드’ 구조로 쓰는 것이 효과적이다. 그래야 읽는 사람의 관심을 첫 번째 문장이나 문단에 집중시킬 수 있다. 따라서 가장 중요한 내용을 가장 먼저 언급한다. 즉, 서론이 가장 중요해지는 셈이다. 역피라미드 구조는 공지사항이나 중요 소식, 칭찬이나 불만사항에 관한 보고를 쓸 때도 애용된다.

먼저 일정에 관한 전반적인 배경을 알리는 표현을 살펴보자.



Our meeting is coming next Tuesday.

다음 화요일로 잡힌 회의가 다가오네요.

예정된 일정에 관한 언급으로 e메일을 시작한다. 가볍게 계절을 이야기하는 것도 괜찮다. 주어 자리에 I나 We 대신 지금 말하고자 하는 meeting을 언급한다는 점에도 주목하자.

Our meeting date is approaching.

저희 회의 날짜가 다가오네요.

Summer is just ahead.

초여름이 다가오네요.

Summer vacation is drawing near.

여름휴가가 다가오네요.

이런 간단한 인사나 배경 설명 후 곧장 e메일 쓰는 목적을 알린다. 즉, 일정 변경에 대한 통보를 서론에서 직접적으로 밝힌다. 변경사항을 일방적으로 통보하기보다는 변경 이유에 대해 전치사 for를 활용해 설명한다.

Our business advisor Mr. Vince will not be able to attend the meeting for personal reasons.

저희의 비즈니스 고문인 빈스 씨가 개인 사정으로 회의에 참석할 수가 없습니다.

Ricky Park will not be able to attend the meeting for health reasons.

리키 박 씨는 건강상의 이유로 회의에 참석할 수가 없습니다.

아무리 타당한 이유라도 일정 변경은 상대에게 불편을 끼치는 행동이므로 이해해주기를 당부하는 것이 좋다. 급한 연락으로 통보하는 것이라면 충분한 시간을 주지 못한 점에 대해서도 양해를 구한다.

We are sorry for the short notice.

갑자기 통보해드려 죄송합니다.

Again, we apologize for having to cancel the seminar on such short notice.

갑작스럽게 세미나를 취소하게 된 점을 다시 한 번 사과드립니다.

Sorry this is such short notice, but can we postpone our 1:00pm meeting tomorrow until 2:00pm?

너무 촉박하게 연락드려 죄송하지만, 내일 오후 1시 회의를 2시로 미룰 수 있을까요?

변경사항에 대한 선택의 여지를 목록으로 제공하는 것이 좋다. 문장으로 나열하지 말고 짧은 구(句)로 목록을 만드는 것이 한눈에 정보를 파악할 수 있는 전달 방법이다.

Here are other alternatives :

다음과 같은 선택사항이 있습니다.

I’d like to suggest the following :

다음과 같은 사항을 제안합니다.

-renew coaching program

-plan employment training modules

-hire new trainers

-코칭 프로그램 갱신

-직원교육 모듈 기획

-신규 교육담당자 채용

그리고 마지막으로 상대의 선호사항이나 조언을 구하며 e메일을 마무리짓는다. 답장을 요구한다는 의미이기도 하고, 상대를 배려하는 이미지를 심어주는 효과도 거둘 수 있다.

Please advise us as to your preference.

어떤 안이 좋을지 연락 주세요. (as to = about, regarding ~와 관련해서)

Let us know if you have any suggestions.

제안 사항이 있으면 알려주세요.

Please give us your opinion on this matter.

이 사항에 관한 의견을 주시길 바랍니다.

Your advice would be greatly appreciated.

당신의 조언을 감사히 받아들이겠습니다.

자, 그러면 위의 요소들을 모두 포함한 역피라미드형 일정 변경 통보 e메일의 예를 살펴보자.

Dear Mr. Harper,

Our meeting is coming next Tuesday. Concerning our upcoming meeting, our business advisor, Mr. Vince will not be able to attend for personal reasons. However, he would be able to attend if it is held on Wednesday afternoon from 4 to 6pm. We are sorry for the short notice. Here are other alternatives :

(1) Reschedule the meeting for Wednesday at 4pm.

(2) Proceed with the meeting without Mr. Vince on Tuesday.

(3) Postpone the meeting until the following week.

Please notify us as to your preference. We look forward to your reply.

Best Regards,

John Randle

DMB International

친애하는 하퍼 씨

다음 주 화요일로 예정된 회의 일정이 다가오네요. 회의와 관련, 저희의 비즈니스 고문인 빈스 씨가 개인 사정으로 참석할 수가 없습니다. 하지만 빈스 씨는 수요일 오후 4시부터 6시라면 참석할 수 있습니다. 갑자기 통보해드려 죄송합니다. 다음의 3가지 사항에서 선택할 수도 있습니다.

(1) 회의를 수요일 4시로 변경

(2) 일정대로 화요일에 빈스 씨 없이 진행

(3) 회의를 다음 주로 연기

어떤 안이 좋을지 연락 주세요. 답장 기다리겠습니다.

그럼,

존 랜들

DMB 인터내셔널

이제는 일정 변경 통보가 어렵다고 미루는 일이 없기를 바란다. 비즈니스 영작 마스터의 첫걸음은 실무에서 배운 영작을 직접 써보며 그 반응을 피부로 느끼는 것이 아닐까 싶다. 변경해야 할 일정이 있다면 더 미루지 말고 오늘 학습한 내용을 참고로 e메일을 작성해보길 바란다.

이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net