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영어, 이제는 Writing이다!

“주문 전에 상품 정보를 알고 싶습니다”

“주문 전에 상품 정보를 알고 싶습니다”

업무와 관련해 e메일을 주고받을 때는 질문과 답이 간단하고 분명하며 눈에 잘 띄게 작성하는 것이 가장 중요하다. 내용을 길게 나열하기보다는 목록을 만들고 번호를 매겨 정리해 보내는 것이 바람직하다. 바쁘게 돌아가는 비즈니스 세계에서는 상대방의 e메일 읽는 시간을 단축시켜주는 배려가 곧 ‘능력’이다. 다음 e메일에서 전달하고자 하는 정보를 어떻게 시각화했는지 살펴보자.

We are interested in purchasing your Network Security Package No. 244. We noticed there is limited amount of information on your website. Before placing an order, we would like to have some product information on the following areas :

① 글의 목적을 서두에서 밝히기


(1) The earliest possible date for shipment
(2) The availability of after sales service centers in Seoul
(3) Update capacity of this package model
(4) Alternative products for overseas usage

② 질문을 목록으로 만들기




If you have any additional information on your products, please forward it to us by e-mail.
Thank you in advance for your prompt reply.

③ 추후 행동에 관한 부탁 덧붙이기


Sincerely,
Tim Kim
Kim · Park


귀사의 네트워크 안전 패키지 244번 상품 구매에 관심이 있습니다. 귀사의 홈페이지에는 상품 정보가 한정돼 있더군요. 주문을 하기 전 다음과 같은 사항에 관한 정보를 알고 싶습니다.

(1) 가장 빠른 배송일자
(2) 서울에 A/S 센터가 있는지
(3) 이 상품 패키지의 업데이트 용량
(4) 해외 사용을 위한 대체상품

상품에 관한 추가 정보가 있으면 첨부파일로 보내주시길 바랍니다.
신속하게 답변을 보내주시면 감사하겠습니다.

김앤박
팀 킴 드림

의견을 제시하거나 질문하는 것이 e메일의 목적이라면, 상대방이 즉시 알아차릴 수 있게 서두에 해당 목적을 밝힌다. 상품에 관해 질문한다면 상품명, 모델명, 카탈로그 번호 등 구체적 정보를 명시한다.

● ~을 구입하고 싶습니다 : We are very interested in purchasing~
We are very interested in purchasing your Fii Software Package No. 150.
귀사의 Fii 소프트웨어 패키지 150번을 구입하고 싶습니다.
We are very interested in your training manuals.
저희는 귀사의 교육 매뉴얼에 매우 관심이 있습니다.

● ~에 관한 정보를 알고 싶습니다 : We would like to have some information on~
Before placing an order, we would like to have some product information in the following areas :
주문을 하기 전에 다음 사항에 관한 상품 정보를 알고 싶습니다.
We would like to have an agenda of the conference.
회의의 안건을 알고 싶습니다.

질문이나 의견 제시의 구체적 내용은 문장으로 구구절절 나열하기보다, 간결하게 목록이나 숫자를 사용한다. 이것저것 모두 질문하려 하지 말고 처음에는 현재 필요한 정보만 수집한다는 자세로 e메일을 쓰자. 특히 상품 조회를 할 때 질문을 지나치게 많이 한 다음 연락하지 않거나 구입하지 않으면, 상대방에게 부담을 주고 결국 신용을 잃는 결과를 가져올 수 있다. 질문 내용은 육하원칙-when, where, who, what, why, how-에 맞춰 하면 효과적이다.

● ~는 무엇입니까? : What is~?
What is the pricing on such customized units?
그러한 경우 대당 가격 산출은 어떻게 되죠?
What are your specifications?
세부사항은 무엇입니까?

● ~이 가능합니까? : Could/can it~?, Could you~?, I wonder if you could~
Could you provide us 200 units by this month?
이달까지 200대를 제공해주실 수 있습니까?
Could/can it be renewed by 2 years?
2년으로 연장이 가능할까요?
I wonder if you could send us some product catalogs.
상품 카탈로그를 보내주시는 것이 가능한지요.

다음 예를 주의 깊게 살피며 문장이 아닌 단어나 구로 요약 정리하는 연습도 해보자.

(1) Agenda to Succeed MOU :
-Sharing the Technical Road Map
-Planning the Budget
-Specifying the Job Definition


(1) MOU를 성공하기 위한 안건
-기술 로드맵의 분담
-예산 계획
-업무 정의의 세분화

(2) Prerequisites for this project.
-Making Non-Disclosure Agreement (NDA)
-On-site inspection


(2) 프로젝트의 선행조건
-기밀유지 협약 체결
-작업 장소 점검

그리고 마지막으로 상대에게 특별히 부탁할 추후 행동이 있으면 e메일 끝부분에 언급한다. 명령조가 아닌 친절한 어투로 써야 한다는 점을 명심하자.

● 만일 추가 질문이 있으면 ~해주십시오 : If you have any additional questions, please~
If you have any additional information on your products, please forward them to us as an attached file.
상품에 관한 추가 정보가 있으면 첨부파일로 보내주시길 바랍니다.
If you have some alternatives to my suggestions, feel free to let me know.
제 제안에 대안이 있으면 주저 말고 알려주십시오.
If you can distribute my messages to your employees, I would be grateful.
제 메시지를 직원들에게 전달해주실 수 있다면 정말 감사하겠습니다.

‘~해주면 감사하겠다’는 의미로 비즈니스상의 부탁을 할 때 We thank you for~, We appreciate~, ~would be appreciated 등이 자주 활용된다.

I thank you for your time answering my questions.
시간을 내어 제 질문에 답해주셔서 감사합니다.

I appreciate your interest and willing cooperation.
귀사의 관심과 자발적인 협조에 감사드립니다.

Your prompt reply would be appreciated.
신속하게 답변해주시면 감사하겠습니다.

“주문 전에 상품 정보를 알고 싶습니다”
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net



주간동아 2009.05.12 685호 (p92~93)

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