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영어, 이제는 Writing이다!

“새로운 휴가 정책을 알려드립니다”

“새로운 휴가 정책을 알려드립니다”

요즘에는 한국인과 외국인이 섞여서 함께 일하는 회사가 꽤 많다. 이들 회사의 경우 모든 공지사항은 영어로 이뤄지게 된다. 이번 주에는 e메일로 영어 공지사항 보내는 방법을 익혀보자.

[Case]휴가철마다 대체 인원이 부족했던 인사부 이미경 차장은 올해부터 달라지는 휴가 정책에 관한 공지사항을 직원 전체에게 전달하고자 한다.

TO : All Employees / FROM : HR Management
SUBJECT : New Vacation Policy
Dear All,
The vacation season is coming. This is to provide notice to all employees of our new company policy in regards to vacations.
Notice of your intention to take a vacation must be given to the company no less than two weeks prior to your vacation. Due to the reduced budget on staffing, we now have less than ten floating staff to substitute your task. This requires more time for HR managers to allocate staffing during your vacation.
This new policy will enable us to employ temporary help, if necessary, and to schedule vacations in a manner that will not be disruptive to the daily work procedure of the company.
Thank you for your cooperation. HR Director M.K. Lee


제목 : 새로운 휴가 정책
모두 안녕하십니까. 휴가가 다가오고 있습니다. 이 e메일은 모든 직원에게 회사의 새로운 휴가 정책을 알리기 위한 것입니다.
휴가를 낸다는 의향 통보는 휴가 떠나기 최소 2주 전에 해야 합니다. 직원 예산의 감소 때문에 휴가 중인 직원의 업무를 대신할 대체 직원이 현재 10명 이내에 불과합니다. 따라서 인사 담당자들은 대체 직원을 배치하는 데 더 많은 시간이 필요합니다.
이 새 정책은 필요에 따라 임시 직원을 고용하도록 할 것이며, 또한 회사의 일일 업무에 방해되지 않는 방식 안에서 휴가 일정을 세우게 할 것입니다. 협조해주셔서 감사합니다.인사부 이미경 차장

▶주요 단어



in regards to ~에 관해 / prior to ~전
notice 통보 / floating staff 임시 직원, 대체 직원
intention 의향, 의지 / substitute 대체하다, 대신하다
no less than 최소 ~까지 / allocate 배분, 할당하다


회사 입장이나 정책을 전달하는 공지사항을 e메일로 통보할 때는 가장 정중하고 비즈니스적인 표현을 쓰는 것이 좋다. 개인의 처지나 감정은 반드시 최소화한다. 그래야 공지 내용이 e메일 보내는 개인의 입장이란 오해를 막을 수 있다.

● 첫 부분에 공지사항의 목적 전달하기. ‘This is to 동사’(~하기 위한 것이다)는 목적을 전달하는 격식 있고 비즈니스적인 표현.

This is to provide notice to all employees of our new company policy in regards to vacations.
이 e메일은 모든 직원에게 회사의 새로운 휴가 정책을 통보하기 위한 것입니다.
This is to inform you of our new overtime policy.
이 e메일은 회사의 새로운 야근 정책을 알리기 위한 것입니다.
This is to congratulate on our success in the recent merger.
이 e메일은 최근의 합병 성공을 축하하기 위한 것입니다.
This is to reply your email dated July 4th.
이 e메일은 7월4일자 귀하의 e메일에 대한 답변을 드리기 위한 것입니다.
I am writing to notify our change in pricing.
가격 책정의 변화에 대해 통보하고자 이 글을 씁니다.

● 전달사항 자세하게 설명하기. ‘사실’ 중심의 글을 작성하려면 대상 행위를 의도적으로 주어 자리에 넣어 문장을 완성한다.

Notice of your intention to take a vacation must be given to the company no less than two weeks prior to your vacation.
휴가를 낸다는 의향 통보는 휴가 떠나기 최소 2주 전에 해야 합니다.
Notice of your Sabbatical leave must be given to the committee a year prior to your leave.
안식년 휴가에 대한 통지는 휴가 시작 1년 전에 위원회에 주셔야 합니다.
A written notice must be submitted prior to your leave.
휴가 떠나기 전에 휴가 통보를 문서로 제출해야 합니다.
Change of address must be informed to the company no later than a month after the move.
주소 변경은 이사 후 한 달 안에 회사에 알려줘야 합니다.
The product must be shipped to the customer no later than one week after their order.
주문 후 최대 일주일까지 고객에게 물건을 배송해야 합니다.

● 공지하는 이유를 사실 중심으로 설명해 이해를 높인다.

Due to the reduced budget on staffing, we now have less than ten floating staff to substitute your task.
직원 예산의 감소 때문에 휴가 중인 직원의 업무를 대신할 대체 직원이 현재 10명 이내에 불과합니다.
Due to the ongoing financial difficulties, we had to cut 15% of our work force.
지속되는 경제적 어려움으로 우리는 인력의 15%를 감원해야 했습니다.
Due to the strict government regulations, we now have to abide by the new law.
정부의 엄격한 규제 때문에 우리는 새로운 법을 지켜야 합니다.
Due to mechanical defects, we had to replace two machines in our plant.
기계적인 결함으로 우리 공장의 기계 2대를 교체해야 했습니다.
Due to a sharp increase in the price of wheat flour, we had to increase our noodle prices by 10%.
밀가루 가격의 급격한 인상으로 국수 가격을 10% 올릴 수밖에 없었습니다.

● 새로운 정책을 통보한 다음에는 회사나 직원에게 미치는 긍정적인 영향을 설명, 직원들을 위한 정책이란 점을 알린다.

This new policy will enable us to employ temporary help, if necessary.
이 새로운 정책은 필요에 따라 임시 직원을 고용하게 할 것입니다.
This new policy will enable us to improve our productivity.
이 새로운 정책은 생산력을 향상시킬 것입니다.
The new policy will enable the consumers to trace where the beef came from.
새로운 정책은 소비자가 쇠고기의 출처를 추적할 수 있게 할 것입니다.
This new system will enable us to categorize all documents efficiently.
이 새로운 시스템은 모든 서류를 효율적으로 분류할 수 있게 할 것입니다.
This new regulation will enable us to minimize habitual delays in shipping.
이 새로운 규정은 습관적인 배송 지연을 최소화해줄 겁니다.

한편 ‘나’를 주어로 삼으면 중립적이면서도 친근한 느낌을 줄 수 있다는 점을 기억하자. 아래는 ‘나’를 주어로 표현해본 ‘휴가 관련한 회사의 새로운 정책을 모든 직원에게 알립니다’라는 내용의 문장이다.

I am writing to provide notice to all employees of our new company policy in regards to vacations.
=I would like to provide notice to all employees of our new company policy regarding vacations.
=I am providing notice to all employees of our new company policy about vacations.


또한 상대에게 무언가 요구하는 내용의 공지사항을 전달할 때는 You have to/must~와 같은 표현은 삼가자. 대신 조언하거나 부탁하는 뉘앙스로 전달한다. 예를 들면 아래와 같다.

We would like you to pay close attention to the following new company policy regarding vacations.
=Please pay close attention to the following new company policy regarding vacations.
=You should pay close attention to the following new company policy regarding vacations.
=We advise you to pay close attention to the following new company policy regarding vacations.


“새로운 휴가 정책을 알려드립니다”
이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net



주간동아 2009.08.04 697호 (p94~95)

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