먼저 e메일의 시작은 인사나 안부를 묻는 표현이 적절하다. 그렇다고 가벼운 대화를 나누듯 ‘Hi?’ ‘How are you?’ 등을 쓰는 것은 공식적인 e메일에서는 적절하지 않다.
It was nice talking to you the other day. 지난번에 말씀 나눠 반가웠습니다.
Hope all is well. 모든 일이 잘되기를 바랍니다.
Hope you are well. 잘 지내시길 바랍니다.
~전에/ 후에/ 때문에 만나볼 필요가 있습니다 : We need to get together before/ after/ because~
~이기 때문에 (언제) 한번 만나는 것이 좋을 듯합니다 : (약속 이유를 설명한 뒤, so we should probably have a meeting + 시간
We need to get together before the presentation.발표 전에 만날 필요가 있습니다.
We will be busy with another project next week, so I would like to have a meeting with you this week. 다음 주에는 다른 프로젝트로 바쁠 것 같아 이번 주에 만나뵙고 싶습니다.
약속할 때는 내가 원하는 시간과 장소를 일방적으로 정해 알리는 것보다 상대방의 일정을 최대한 고려하겠다는 마음을 전달해야 한다.
Let’s set up a meeting at your convenience.귀하가 편한 때로 모임 일정을 잡겠습니다.
When is the most appropriate time for you? 언제가 가장 편한 시간인지요?
약속 시간과 장소를 정해야 하는 경우 본인이 선호하는 시간대와 장소를 언급한다.
I am okay with either tomorrow or this Friday after lunch. 내일이나 금요일 점심 이후가 좋겠습니다.
I am all right either Monday morning or Tuesday evening. 월요일 오전이나 화요일 저녁이 좋겠습니다.
As we have most data and materials in our office, it would be great to have a meeting here. 저희 사무실에 대부분의 자료가 있으니 여기서 만나뵈면 좋겠습니다.
It would be great to have a meeting at a coffee shop near Gangnam Station. 강남역 근처 커피숍에서 만나뵈면 좋겠습니다.
마지막으로 약속을 확인하는 차원에서 답장을 요구하는 문장을 넣는다.
Let me know as soon as you can, so we can set up the schedule. 되도록 빨리 알려주시면 일정을 잡겠습니다.
Let me know by tomorrow, so we can set up a meeting. 내일까지 알려주시면 회의를 준비할 수 있을 것 같습니다.
그럼 실전 e메일 하나를 리뷰해보자. 미셸 클락슨 씨의 팀이 회의를 위해 독일에서 서울로 방문할 예정이다. 동아닷컴(www.donga.com)의 이민호 씨는 5월12일 회의가 잡혀 있음을 알리며 도착 일정에 관한 정보를 요구한다.
Dear Michelle Clarkson,
This is Min-ho Lee from the Planning Team of DongA.com.
I heard from our director that you will be visiting us next Monday for the meeting. We would like to hold the meeting on Tuesday May 12th, following your arrival.
Please let us know your arrival time.
We will come out to greet you at the airport. We look forward to seeing you.
Best Regards,
Min-ho Lee
미셸 클락슨 씨, 안녕하세요.
저는 DongA.com사 기획팀의 이민호입니다.
저희 이사님에게서 귀하가 회의 때문에 다음 주 화요일에 방문하신다고 들었습니다. 저희는 도착하신 다음 날 5월12일에 회의를 잡고 싶습니다.
도착 시간을 미리 말씀해주세요. 저희가 공항으로 마중 나가겠습니다.
그럼 곧 뵙기를 고대합니다.
이민호 드림
Dear Mr. Lee
Hope you are well.
I am writing to provide details on our arrival for the conference you are hosting in Seoul. Five members from our company will attend the seminar (3 male and 2 female participants). We require single room accommodations for all participants. Our arrival information is as follows:
- Date · Time : Monday, May 11th, 2009, 3:00 pm
- Flight : United Airline 3409
If you have an itinerary already set up, please email it to us. I look forward to hearing from you.
Best,
Michelle Clarkson
미스터 리, 잘 지내시길 바랍니다.
서울에서 귀사가 여는 회의에 참석하기 위한 도착 일정을 자세히 알려드리려 합니다. 저희 회사에서는 5명(남성 3명, 여성 2명)이 참가할 겁니다. 모든 참가자를 위해 싱글룸을 부탁드립니다. 저희의 도착 정보는 다음과 같습니다.
-날짜 및 시간 : 2009년 5월11일 월요일 오후 3시
-항공기 : 유나이티드항공 3409번
일정이 나왔으면 e메일로 보내주세요. 그럼 연락 주시기를 고대하면서.
미셸 클락슨 드림
