영어 e메일 기본에 충실할 때 ‘good’

이전에는 영어 단어만 달달 외우면 영어를 잘한다고 했다. 그러나 외국 기업과 거래하는 것이 일상화한 요즘에는 상황이 사뭇 다르다. 일단 의사소통(communication)이 돼야 한다. 구두로는 쌍방향의 실시간 대화가 있어야 하고, 문서로는 안건을 정확히 제시하면서 대답을 명확하게 해야 한다.

외국인과 가장 흔히 사용하는 문서상 커뮤니케이션 도구는 e메일이다. 전해야 할 말을 영한사전을 찾아가며 키보드를 두드려 작성한 뒤 ‘보내기’ 버튼을 눌러 업무를 마치면 좋겠지만, 영어 e메일 역시 기본기가 필요하다.

상식1 중립적인 용어를 쓰라

중립적인 용어 사용은 국내 비즈니스 환경에서도 요구되지만, 문화적으로 평등주의를 매우 중요시하는 영어권 비즈니스에서는 필수다. 특정 집단을 차별한다고 간주될 만한 뉘앙스는 무조건 삼가야 한다.

① 경찰은 여자도 한다



얼마 전 TV에서 고등학교 대표들이 고난도 영어토론을 벌이는 모습을 잠깐 봤다. 자기주장을 논리적으로 그럴듯하게 펼치던 한 고교생의 입에서 가상의 ‘경찰관’을 가리키는 ‘policeman’이라는 단어가 나왔다. 그 순간 영어토론인 만큼 중립적인 용어의 중요성을 인지하고 있었어야 하는데 하는 아쉬운 마음이 들었다.

‘경찰관’을 언급할 때 영어권에서 요구하는 중립적인 용어는 남자, 여자를 구분하지 않는 ‘police officer’다. 물론 위 사례는 한 고교생의 구두 발언이었지만 우리에게는 좋은 교훈이 된다. 사이버공간에 영원히 기록으로 남을 수 있는 e메일을 작성할 때는 특히 더 주의해야 한다. 몇 가지 예를 들어보자.

사업자 businessman → business person

샐러리맨(콩글리시) salary man → office worker

세일즈맨 salesman → salesperson

소방관 fireman → fire fighter

회장 chairman → chair person

② ‘여성분’은 lady가 아니다

원어민 사이에서 성인 여자를 ‘lady’라고 부르면 좋아할까. 아마 고개를 끄덕이는 독자도 있겠지만, 실제로 북미 지역에선 몇 지역을 제외하고 lady라는 단어를 여자를 다소 무시하는 뉘앙스로 간주한다. “Ladies and gentleman(신사 숙녀 여러분)”이라고 할 때를 빼곤 말이다. 여자를 칭하는 중립적인 단어 몇 개를 소개한다.

여성분 lady → woman

전업주부 housewife → homemaker

18세 넘은 여자 girl → woman

상식2 구조마다 알맞은 표현이 있다

e메일 구조는 인사말, 도입부, 본문, 맺음말, 결구 등 5개 요소로 나눌 수 있다.

① 인사말(salutation)

인사말은 큰 틀로 보면 4가지 형식이 있다. 물론 받은 e메일에서 답장 기능을 쓰면 밑에 발신자의 원래 e메일 내용이 남으니 필요 없을 수도 있다.

격식을 차릴 때

Dear Mr. Harris : → Dear + 호칭(Mr.) + 성 + 콜론

친한 사람에게

Hi John, → Hi + 이름 + 콤마

아주 친한 사람에게

Hey John, → Hey + 이름 + 콤마

더욱더 친한 사람에게

John, → 이름 + 콤마

② 도입부(introduction)

‘introduction’이란 뭔가를 소개한다는 뜻인데 e메일에서는 용건을 제시하는 부분이다. 대부분 e메일 내용의 핵심을 단도직입적으로 언급하는 것이 바람직하다.

③ 본문(body)

보편적으로 e메일 길이는 ‘good news’ ‘bad news’에 따라 달라진다. 흔히 칭찬하거나 좋은 소식을 전할 때는 어조가 회화체에 더 가깝고 e메일 길이 자체도 짧다. 일을 잘했다는 뜻의 ‘Great job!’ 또는 ‘A job well done!’은 받는 사람 처지에서는 e메일을 읽으면서 미소 지으면 그만이니까 말이다. 반면 나쁜 소식을 전할 때는 어조가 더 정중하고 문장이 늘어지면서 e메일 자체가 길어지게 마련이다.

④ 맺음말(closing)

우리말로 작성하는 e메일도 그렇지만 비즈니스 영어 e메일에서는 특히 긍정적이고 미래지향적인 마무리가 좋다. 자주 쓰는 맺음말 가운데 몇 문장을 소개한다.

답변을 기대합니다. → I look forward to hearing from you.

질문사항이 있으면 말씀해주세요. → If you have any questions, please let me know.

물론 친한 사람들끼리는 ‘Thanks again!’ 또는 ‘Talk to you soon!’ 정도로 마무리할 수 있다.

⑤ 결구(complimentary close)

e메일이 사이버 편지라 결구를 생략하는 경우도 많지만, 좀 더 격식을 차려야 할 때는 결구를 넣는 것이 좋다. 다음의 예를 보면 격식 정도에 따라 용어가 달라지는 것을 알 수 있다.

격식을 차릴 때 → Yours truly,/ Very truly yours,/ Respectfully,

중간 정도 → Sincerely,/ Sincerely yours,/ Warmest regards,

친한 경우 → Regards,/ Best regards,/ Thanks!

e메일 쓸 때도 ‘Thank you for~’를 애용하는 게 좋다.

상식3 자주 쓰는 패턴은 의외로 간단하다

비즈니스 영어 e메일에도 일상 대화처럼 반복적으로 자주 사용되는 패턴이 있다. 여기서는 초간단 패턴 5개를 소개한다.

인도 마하슈트라 주 뭄바이 시의 법률업무 아웃소싱 전문 로펌인 팬지어3 사무실.

① ~에 감사합니다(Thank you for + 명사)

원어민은 일상생활에서 ‘Thank you’를 입에 달고 살다시피 하는데, e메일에서도 이런 경향이 두드러진다. 이 패턴은 e메일 본문 첫 문장으로 안성맞춤이다.

e메일에 감사드립니다. → Thank you for your e-mail.

정보에 감사드립니다. → Thank you for the information.

② ~하고자 e메일을 드립니다(I’m writing to + 동사)

e메일 용건을 제시할 때 가장 기본적이고 간결한 표현 중 하나로, 우리말로 ‘다름이 아니라 ~와 관련해 e메일을 드립니다’와 비슷하다.

질문을 하나 하고자 e메일을 드립니다. → I’m writing to ask a question.

브로슈어를 요청하고자 e메일을 드립니다. → I’m writing to request a brochure.

③ ~해주시겠어요?(Could you + 동사)

뭔가를 요청할 때 간단하게 사용할 수 있는 패턴으로, Can you~의 정중한 버전(version)이라고 보면 된다.

가능한 빨리 전화 주시겠어요? → Could you call me ASAP(as soon as possible)?

사진 몇 장 첨부해주시겠어요? → Could you attach a few photos?

④ ~해주세요(Please + 동사)

‘Thank you’와 더불어 원어민이 자주 사용하는 표현으로, 상하관계가 뚜렷하지 않거나 아주 친한 사이가 아니라면 어떤 지시를 할 때 앞에 Please를 붙이는 것이 일반적이다.

그녀에게 뉴스를 전해주세요. → Please give her the news.

저에게 회의록을 보내주세요. → Please forward me the minutes.

⑤ ~에 대해 죄송합니다(Sorry about + 명사/ 동명사)

‘Sorry’ 역시 매우 자주 쓰는 표현인데, e메일에서는 간단한 유감 표현으로 국한하는 것이 바람직하다. 자칫 잘못하면 향후 벌어질 수 있는 클레임이나 소송 과정에서 불리해질 수 있기 때문이다.

혼동을 드린 점 죄송합니다. → Sorry about the confusion.

더 일찍 답장을 못 드려 죄송합니다. → Sorry about not getting back to you sooner.

영어 e메일 사례

적절한 호칭부터 긍정적 마무리까지

영어 e메일 쓰기와 관련해 실제 사례 두 가지를 소개한다. 도움 요청하기, 제안서 초안에 대한 의견 첨부하기 등 두 가지다. 두 e메일의 구조를 눈여겨보기 바란다. 적절한 호칭, 구체적인 내용, 긍정적인 마무리가 중요하다.